La messaggistica istantanea (come whatsapp) usata in ambiti professionali è tanto comoda, quanto piena di trabocchetti e insidie privacy. Va sicuramente bene per fissare gli appuntamenti, ma è pericoloso mandare allegati o inserire nomi, dati e immagini di persone. Inoltre, gli applicativi devono essere programmati con opzioni “privacy”, idonee a evitare la conservazione o la diffusione indebita di immagini e testi.
Per i dipendenti delle pubbliche amministrazioni bisogna, inoltre, rispettare le regole ad hoc previste dal Codice di comportamento (dpr 62/2013) estensibili ai collaboratori esterni delle Pa stesse. Le app di messaggistica sono molto diffuse e sono considerate un mezzo, a volte prioritario, se non addirittura esclusivo, per stare in contatto e per scambiare file, immagini e filmati, tanto da essere considerate dal Garante della privacy come veri e propri social media. Eppure, presentano molte criticità.
Il problema dei metadati. La prima criticità riguarda i cosiddetti metadati, cioè le informazioni sul messaggio (utenti coinvolti nella comunicazione, tempo e durata della stessa), le quali sono conoscibili dal gestore della app.
Anche se il contenuto della comunicazione è cifrato ed è accessibile solo da mittente e destinatario (crittografia end-to-end), i metadati sono a disposizione del gestore ed essi stessi possono essere causa di perdita di riservatezza. Si pensi allo scambio di messaggi istantanei tra un avvocato penalista e un suo cliente o tra un medico specialista in una determinata patologia e un suo paziente.
Una seconda criticità è rappresentata dai salvataggi delle comunicazioni e dei loro allegati: i contenuti, di cui è stato fatto un back up collocato nella memoria di un dispositivo oppure su un account in cloud, possono essere attinti ed esfiltrati nel corso di un attacco al dispositivo e/o all’account in cloud.
Altri problemi di privacy emergono quando si usa la messaggistica istantanea per inviare proposte commerciali alla lista di contatti, quando si usano tecniche per carpire i numeri dei partecipanti a una chat o a un gruppo e così via.
Per far fronte a questi rischi si può stilare un elenco di comportamenti prudenti.
Cautele nella scrittura dei messaggi. Il primo suggerimento è psicologico/pratico: comportarsi sempre pensando che il messaggio possa essere letto/ascoltato da estranei. Questa manovra di autoconvincimento ha lo scopo di superare la chimera della comodità del mezzo di comunicazione, ma rappresenta il metodo più efficace per disinnescare l’arma che ci puntiamo addosso quando usiamo il dispositivo senza cautele.
Bisogna pensare bene a cosa si scrive o a cosa si allega al messaggio: basti riflettere sul fatto che una volta inviato, il destinatario può fare una foto della schermata (screenshot) e non c’è verso di recuperare la situazione.
La seconda raccomandazione è fare un uso della messaggistica istantanea tendenzialmente limitato a comunicazioni organizzative, come convocazioni, comunicazioni su appuntamenti e simili. Al contrario, per le comunicazioni contenenti dettagli e dati personali occorre verificare le precauzioni tecniche e organizzative per evitare data breach.
Una terza condotta prudenziale riguarda gli allegati: se possibile evitare o, almeno, usare misure adeguate di protezione per quelli che contengono informazioni sul conto delle persone, tanto più se si tratta di documenti con dati sensibili o particolari. E ciò a maggior ragione se le persone cui si riferiscono i dati sono soggetti vulnerabili, come minori di età, pazienti, lavoratori dipendenti in un contesto lavorativo, soggetti esposti ad atti persecutori o stigma sociale, individui in posizione debole o precaria quanto a dignità o condizione umana e sociale e così via.
Quando la confidenza è fuori luogo. Una quarta accortezza richiama a saper gestire un contesto inappropriatamente confidenziale: si pensi al caso di videochiamate o messaggi qualificati urgenti da clienti o utenti. Il canale della messaggistica istantanea è inadatto a tali occorrenze ed è professionale spostare la conversazione su altro mezzo più sicuro sotto il profilo della protezione dei dati per poi, una volta chiusa l’emergenza, cancellare messaggio ed eventuali allegati ricevuti dal cliente/utente.
Altre avvertenze da considerare con attenzione sono le seguenti: pseudonimizzare i dati identificativi degli utenti destinatari di comunicazioni con sistemi di messaggistica; proteggere l’accesso all’app, ad esempio attivando lo sblocco con l’impronta digitale o il riconoscimento del viso, così da evitare che terzi non autorizzati possano leggere i contenuti; per i dipendenti, usare dispositivi dell’ente.
Altra buona pratica è l’attivazione della cancellazione dei messaggi, attivando le funzioni di autocancellazione o di visualizzazione singola per foto e video.
Peraltro, occorre stare attenti. Non bisogna credere che i messaggi effimeri siano la tecnica che risolve ogni problema permettendo di inviare allegati rischiosi: basta uno screenshot o un backup prima della scadenza o un inoltro per neutralizzare la cancellazione programmata.
Obbligatorio informare prima dell’uso. Per un uso professionale è importante informare clienti e utenti del fatto che è consentito l’uso della messaggistica per le comunicazioni dirette e dei limiti in cui ciò è ammesso e tutto ciò sulla base di regolamenti/protocolli dello studio professionale, dell’impresa o dell’ente pubblico.
Al riguardo, è opportuno verificare eventuali versioni “business” della app e controllare la possibilità di inserire un messaggio di benvenuto con l’informativa privacy sintetica.
Sempre sotto il profilo della correttezza e trasparenza, un grave errore sarebbe inserire in un gruppo il contatto di una persona ignara: ciò espone il suo numero di telefono a tutti gli altri partecipanti, che potrebbero essere tra loro estranei, causando una comunicazione illecita di dati personali.
Inoltre, è necessario che il professionista, l’azienda o la Pa istruiscano collaboratori e personale su come si usa la messaggistica per scopi lavorativi, sulle conseguenze in caso di violazioni della privacy e sulle ricadute delle trasgressioni sul rapporto di lavoro (sanzioni disciplinari, risarcimento danni).
Per chi avesse l’intenzione di usare la messaggistica istantanea per spamming pubblicitario, è d’obbligo evitare di usare software che promettono di inviare migliaia di messaggi a sconosciuti (c’è il rischio, se non la certezza che ciò conduca al blocco immediato e definitivo del numero).
I doveri per i dipendenti delle Pa. In ambito pubblico, occorre rispettare l’articolo 11-ter del dpr 62/2013, in base al quale le comunicazioni, afferenti direttamente o indirettamente il servizio non si svolgono, di norma, attraverso conversazioni pubbliche mediante l’utilizzo di piattaforme digitali o social media, con l’eccezione di attività o comunicazioni per le quali l’utilizzo dei social media risponde ad una esigenza di carattere istituzionale.
Queste specifiche precauzioni riguardano anche gli account personali di social media, usando i quali i dipendenti non possono divulgare o diffondere per ragioni estranee al loro rapporto di lavoro con l’amministrazione documenti, anche istruttori, e informazioni di cui abbiano la disponibilità.
Il dpr 62/2013 sollecita le amministrazioni a disciplinare la materia nei propri codici di comportamento, mediante la redazione di una “social media policy”. Questi obblighi specifici, tra l’altro, travalicano gli enti pubblici e sono applicabili a tutti i collaboratori o consulenti e nei confronti dei collaboratori a qualsiasi titolo di imprese fornitrici di beni o servizi e che realizzano opere in favore delle amministrazioni.
Un gestionale specifico. Più in generale professionisti, aziende e imprese devono valutare se dotarsi di un MDM (Mobile Device Management), utilizzabile per creare sul dispositivo una separazione digitale per gli applicativi usati per scopi professionali, per bloccare il back up delle chat del sistema di messaggistica e gli screenshot e, in caso di furto o smarrimento del dispositivo, per la cancellazione a distanza della app di messaggistica aziendale e i relativi dati.
Le alternative P2P. In maniera più radicale, ci si può interrogare sull’opportunità di passare a sistemi di messaggistica peer-to-peer (P2P), che non richiedono la registrazione di un account né l’uso di un numero di telefono e che non si appoggiano a un server centrale che raccoglie i metadati, ma mettono in comunicazione i dispositivi degli utenti direttamente o attraverso una rete di nodi indipendenti.
Il livello della privacy si innalza, perché non c’è un gestore che registra i metadati, ma i sistemi P2P possono essere un inconveniente per le difficoltà che emergono per recuperare i messaggi se si perde il dispositivo o per la necessità che gli utenti siano online contemporaneamente per scambiarsi i dati in tempo reale.
