Il datore di lavoro e il committente devono informare i lavoratori sull’utilizzo dell’intelligenza artificiale nella gestione del rapporto di lavoro. L’obbligo, che interessa sia il settore del lavoro privato che pubblico, ricorre se e quando l’IA venga applicata per ottenere indicazioni rilevanti ai fini dell’assunzione o del conferimento dell’incarico di lavoro, della gestione o cessazione del rapporto di lavoro, dell’assegnazione di compiti o di mansioni, nonché per la sorveglianza, la valutazione, le prestazioni e l’adempimento delle obbligazioni contrattuali dei lavoratori. A stabilirlo è la legge n. 132/2025 in vigore dal 10 ottobre. Per i rapporti di lavoro instaurati a partire da tale data, l’obbligo deve essere osservato all’assunzione o conferimento dell’incarico, comunque prima dell’inizio dell’attività lavorativa (generalmente insieme alla consegna delle altre informazioni relative al rapporto di lavoro). Se l’IA non ancora è utilizzata, l’obbligo andrà osservato almeno 24 ore prima dell’introduzione dell’intelligenza artificiale nella gestione dei rapporti di lavoro. L’informativa, per iscritto, va fornita anche alle Rsa o Rsu o, in mancanza, alla sede territoriale del sindacato.
Rapporti di lavoro ai raggi X. Il nuovo adempimento, come detto, è introdotto dalla legge n. 132/2025 (norme e deleghe al governo in materia d’intelligenza artificiale) che lo collega al dlgs n. 152/1997. L’art. 11 della legge n. 132/2025 obbliga il datore di lavoro o il committente a informare il lavoratore dell’utilizzo dell’IA «nei casi» e «con le modalità» dell’art. 1-bis del predetto dlgs n. 152/1997. Tale provvedimento è stato riformato dal dlgs n. 104/2022 (decreto trasparenza attuativo della direttiva Ue 2019/1152) che ha disciplinato il diritto dei lavoratori all’informazione sugli elementi essenziali del rapporto e condizioni di lavoro e relative tutele. In base a questa disciplina, che si applica a tutti i rapporti instaurati dal 1° agosto 2022 (i lavoratori già assunto a tale data, invece, possono fare richiesta delle informazioni per iscritto al proprio datore di lavoro o committente, i quali devono fornirle entro 60 giorni), l’obbligo informativo viene assolto, dal datore di lavoro o committente, mediante la consegna al lavoratore, all’atto dell’instaurazione del rapporto di lavoro e prima dell’inizio dell’attività lavorativa, alternativamente: del contratto individuale di lavoro redatto per iscritto; oppure di una copia della comunicazione preventiva di instaurazione del rapporto di lavoro (c.d. CO).
Ciò che ha caratterizzato questa riforma sono le informazioni da rendere al lavoratore. Tre le tipologie: informazioni base (sempre dovute); informazioni digitali (in caso di uso di sistemi decisionali o di monitoraggio automatizzati); informazioni estere (dovute soltanto dai datori di lavoro privati in caso di utilizzato di manodopera straniera).In tutti i casi, le informazioni devono vanno fornite, conservate e rese accessibili ai lavoratori da parte dei datori di lavoro e dei committenti, che devono conservare anche la prova di trasmissione o di ricezione da parte dei lavoratori.
Il nuovo obbligo d’informazione sull’utilizzo dell’IA s’inserisce in questa disciplina, andando ad ampliare il novero delle informazioni del secondo tipo («informazioni digitali»), dovute dai datori di lavoro e dai committenti, pubblici e privati, solo qualora ne facciano uso.
Come adempiere. Se dovuta, il datore di lavoro o il committente deve rendere l’informativa ai lavoratori in modo trasparente, in formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico. Il datore di lavoro o il committente deve rendere le stesse informazioni di utilizzo dell’IA alle Rsa o alla Rsu e, in loro assenza, alle sedi territoriali delle associazioni sindacali.
Il nuovo adempimento scatta nel momento in cui il datore di lavoro o committente, pubblico e privato, utilizzi l’IA per avere indicazioni rilevanti ai fini della assunzione o del conferimento dell’incarico, della gestione o della cessazione del rapporto di lavoro, dell’assegnazione di compiti o mansioni, nonché per avere indicazioni incidenti sulla sorveglianza, la valutazione, le prestazioni e l’adempimento delle obbligazioni contrattuali dei lavoratori. Ad esempio, può ritenersi che sussista l’obbligo nel caso in cui il software di gestione paghe delle risorse umane in azienda utilizzi l’IA ai fini dell’attribuzione delle mansioni ai lavoratori.
IA già in uso. Il nuovo adempimento opera dal 10/10. In attesa di istruzioni da parte del ministero del lavoro o dell’Inl, si può ritenere che i datori di lavoro o committenti che a tale data già fanno uso di IA siano tenuti all’obbligo solo in caso di nuove assunzioni o nuovi conferimenti di incarichi di lavoro.In tal caso, il datore di lavoro o il committente è tenuto a fornire l’informativa di utilizzo dell’IA al lavoratore, unitamente alle altre informazioni sul rapporto di lavoro (informazioni-base), prima d’iniziare l’attività lavorativa. I lavoratori già in forza al 10 ottobre, hanno diritto di avere le stesse informazioni e possono, direttamente o tramite Rsa o Rsu, richiederle al datore di lavoro o al committente, il quale è tenuto a fornirle rispondendo per iscritto entro 30 giorni.
IA di nuovo utilizzo. I datori di lavoro o committenti che introdurranno l’utilizzo dell’IA in data successiva al 10 ottobre saranno tenuti a osservare il nuovo obbligo verso tutti i lavoratori, assunti e di nuova assunzione. Per i lavoratori in forza al momento dell’introduzione dell’IA si tratterà di una modifica delle precedenti “informazioni digitali” già ricevute; datori di lavoro o committenti dovranno informare per iscritto questi lavoratori, almeno 24 ore prima dell’introduzione dell’utilizzo dell’IA.
