Registro Pubblico delle Opposizioni. Quando consultarlo esattamente?

Ci siamo occupati del Registro Pubblico delle Opposizioni (RPO) in una precedente occasione (qui) per fare una panoramica delle novità introdotte dalla legge 11 gennaio 2018, n. 5 entrata in vigore il 5 febbraio 2018.

Oggi, a distanza di qualche giorno dalla pubblicazione del regolamento DPR 26/22 (il Regolamento) emanato ai sensi dell’articolo 1, comma 15, della suddetta legge (che doveva invero essere adottato entro il 6 maggio 2018, quindi arrivato con un ritardo di quasi 4 anni!) è il momento di affrontare un punto controverso che genera non poche perplessità applicative.

Quando l’operatore deve consultare il RPO.

Ai sensi dell’art. 8, comma 2, del Regolamento, ciascun operatore deve consultare il RPO almeno una volta al mese o comunque prima di ogni campagna promozionale. 

Nel prosieguo, la medesima disposizione chiarisce che «la consultazione del registro da parte di ciascun operatore ha efficacia pari a quindici giorni» (salvo che si tratti di comunicazioni commerciali a mezzo di posta cartacea, nel qual caso il termine è esteso a trenta giorni).

Tenendo a mente la ratio sottesa la Regolamento (e alla legge stessa istitutiva del RPO), le due norme possono conciliarsi come segue:

• Data base di lead raccolti per finalità commerciali. Il RPO va consultato una volta al mese indipendentemente da campagne promozionali in corso o programmate e ciò per tenere aggiornato il data base. Si tratta sostanzialmente di una modalità di revoca del consenso ex art. 7.3 GDPR, e di cancellazione dati ex art. 17 GDPR esercitate in modo generico verso tutti gli operatori.

• Avvio di una campagna promozionale. Il RPO va consultato prima di un qualsiasi contatto di un lead già presente nel data base di cui al punto precedente, e ciò anche se non è ancora trascorso un mese dall’ultimo accesso al RPO. Tale consultazione può essere evitata solo se dall’ultimo accesso al RPO (ad esempio l’accesso mensile di cui al punto precedente) sono trascorsi meno di 15 giorni.

Hot lead: una colpevole dimenticanza

Dalla piatta applicazione delle due casistiche su indicate sfugge completamente l’ipotesi dei c.d. hot lead, ovvero quei lead i cui dati sono stati appena raccolti – e il consenso regolarmente prestato – e che gli operatori vorrebbero chiamare entro le successive 24 ore.

Si tratta di lead che hanno un gran valore sul mercato (anche 5 o 10 volte superiore ai cold lead) e che, se devono scontare la previa consultazione del RPO da parte dell’operatore, perdono gran parte della loro utilità e convenienza.

Eppure, pare proprio che il Regolamento non si sia occupato di tale fattispecie. 

Infatti, per i lead acquisiti ex novo, ad esempio attraverso la raccolta dati su form on line, non opera alcuna presunzione di consenso poiché nulla impedisce al soggetto interessato di revocare il consenso a mezzo iscrizione nel RPO anche un attimo dopo la compilazione del form in questione. Né in tali casi opera la seconda parte del comma 2 dell’art. 8 («La consultazione del registro da parte di ciascun operatore ha efficacia pari a quindici giorni») giacché tale consultazione non può in alcun modo riguardare l’hot lead ché, al tempo in cui è stata condotta, non era evidentemente ancora in possesso dell’operatore.

Peraltro, non soccorre la disposizione che impone al gestore di provvedere all’iscrizione nel registro «entro il giorno lavorativo successivo al momento di ricezione della richiesta del contraente» (art. 7, comma 8, del Regolamento). Si tratta, infatti, di una norma che pone a carico del gestore un termine, ma che nulla dice in ordine alla data di efficacia dell’iscrizione (che tuttavia possiamo presumere tale dal momento della pubblicità nel registro). Potrebbe ben essere il caso che, per efficienza dei sistemi adottati dal gesotre, l’iscrizione avvenga in modo automatico e contestualeal momento della richiesta del contraente, non concedendo quindi all’operatore nessun “periodo di grazia”, nemmeno di pochi minuti. 

Alla luce del Regolamento, pare prospettarsi la seguente interpretazione per i cc.dd. cold lead e hot lead.

Cold lead (lead già acquisiti al tempo della più recente consultazione del RPO).

Il data base va aggiornato a mezzo consultazione almeno mensile del RPO.

Dopo ogni consultazione, decorrono 15 giorni di libero contatto per fini marketing di tutti i lead già acquisiti nel data base prima dell’ultima consultazione del RPO (ovviamente se acquisiti in modo legittimo).

Trascorsi questi primi 15 giorni dalla data di ultima consultazione del RPO, i lead non possono essere più contatti se non previa nuova consultazione del RPO. La nuova consultazione può essere eseguita alla scadenza del termine mensile obbligatorio di cui alla prima parte dell’art. 8, comma 2, del Regolamento, oppure prima di allora. In questo ultimo caso, il nuovo termine mensile decorre da tale consultazione.

Hot lead (lead acquisiti successivamente alla più recente consultazione del RPO).

Qualsiasi attività di contatto di un lead non già oggetto di una precedente consultazione deve essere preceduta da una verifica di iscrizione nel RPO.

Tale verifica può essere eseguita alle scadenze già previste per i cold lead o può essere eseguita ad hoc.

Conclusioni

Gli hot lead sono un mercato vivace e competitivo. L’introduzione di un obbligo di previa consultazione del RPO non solo non è conciliabile con i tempi di obsolescenza degli hot lead, ma presta anche il fianco alla vanificazione degli investimenti fatti in acquisto di hot lead a fronte della probabile violazione del Regolamento da parte di concorrenti più spregiudicati.

In attesa di una auspicata modifica del Regolamento (o meglio della legge 5/2018: comma 5 dell’art. 1), ritengo che un operatore possa contattare gli hot lead entro le 24 ore anche senza la previa consultazione del RPO giustificando il trattamento sotto l’ombrello del legittimo interesse (art. 6.1, lett. f, GDPR), previa, ovviamente, valutazione di impatto e analisi dei rischi ex art. 35 GDPR.