Cambiano le regole per le notifiche Pec eseguite dagli avvocati e per l’attestazione di conformità apposta sui documenti informatici: entrano in vigore da lunedì 30 settembre le nuove specifiche tecniche del processo telematico per il processo civile e penale. I legali possono depositare solo file in pdf e i dati identificativi delle ricevute sono inseriti nel file “DatiAtto.xml”. E bisogna inserire l’attestazione di conformità della copia informatica in un file separato in pdf che contiene la descrizione del documento “certificato” e il relativo nome.
Niente macro e campi
L’avvocato può notificare atti soltanto in formato pdf, senza elementi attivi come macro e campi variabili: non è ammessa la scansione di immagini, mentre come firme digitali vanno bene sia Pades sia Cades. Così si procede, ad esempio, quando l’atto da notificare è la citazione. La trasmissione online all’ufficio giudiziario avviene inserendo l’atto nella busta telematica e come allegati le ricevute di accettazione e di avvenuta consegna per ogni destinatario della notifica. Per inserire i dati nel file “DatiAtto.xml” conviene usare le voci ad hoc disponibili nel menu a tendina del redattore di atti, vale a dire “ricevuta di accettazione (Pec)” e “ricevuta di avvenuta consegna (Pec)”.
Allegato in busta
Veniamo alle attestazioni di conformità. Se la dichiarazione riguarda una copia informatica, anche scansionata, va inserita in un pdf che contiene una sintetica descrizione del documento e il nome del relativo file: la certificazione è sottoscritta dall’autore con firma digitale o elettronica qualificata. Quando la copia informatica va depositata in giudizio, il file che contiene la certificazione è inserito come allegato nella busta telematica: i dati identificativi del documento che contiene l’attestazione e di quello che è “certificato” sono inseriti nel file “DatiAtto.xml”: anche qui conviene selezionare la voce ad hoc “attestazione di conformità” dal menu a tendina dal redattore atti che l’avvocato utilizza.
Destinatari professionisti
Nel caso in cui la copia informatica deve essere notificata via Pec a un professionista o a un ente, all’account che risulta da pubblici elenchi, bisogna inserire nella relata di notifica la dichiarazione che contiene la descrizione del documento di cui si attesta la conformità e il relativo nome del file: è il caso, ad esempio, degli indirizzi Pec tratti dal Reginde, il registro gestito da via Arenula, oppure da Ini-Pec, l’indice nazionale delle imprese e dei professionisti gestito dal ministero dello Sviluppo economico.
Procura firmata
Se l’attestazione va inviata per posta elettronica certificata il pdf con descrizione e nome è inserito come allegato al messaggio Pec con firma digitale. In tutti gli altri casi la “certificazione” è inserita in un pdf con evidenza dell’impronta e del riferimento temporale. La procura alle liti, sia come originale informatico sottoscritto digitalmente sia come scansione, va prodotta in formato pdf o pdf/a, senza macro o campi e firmata digitalmente dal difensore.