Ultime due settimane, per i datori di lavoro che impiegano in media almeno 50 dipendenti, per adeguarsi alle regole del Dlgs 24/2023 sul whistleblowing: dal 17 dicembre dovranno essere dotati di sistemi che consentano ai lavoratori di segnalare violazioni di disposizioni normative nazionali o della Ue di cui siano venuti a conoscenza nel contesto lavorativo (per le aziende più grandi, da 250 dipendenti in su, l’obbligo è già in vigore dal 15 luglio). Le nuove regole si applicano sia nel privato che nel pubblico.
La persona che ritiene sussistenti i presupposti per una segnalazione, può ricorrere ai seguenti canali:
canale di segnalazione interna;
canale di segnalazione esterna (al quale si può ricorrere se non è prevista l’attivazione obbligatoria del canale di segnalazione interna, o se questo canale non è stato attivato; se è già stata fatta la segnalazione interna e non ha avuto seguito; se il segnalante ha fondati motivi per ritenere che alla segnalazione interna non sarebbe dato efficace seguito o ci sarebbero rischi di ritorsione; se il segnalante ha fondato motivo per ritenere che la violazione costituisca un pericolo imminente e palese per il pubblico interesse);
divulgazione pubblica (è possibile ricorrervi se il segnalante ha già effettuato una segnalazione interna e/o esterna, senza riscontro nei termini previsti; se il segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse; infine, se ha fondato motivo di ritenere che la segnalazione esterna possa comportare il rischio di ritorsioni o possa non avere efficacia);
denuncia all’autorità giudiziaria, che resta in ogni caso possibile.
Salvo eccezioni, dunque, il primo canale al quale si può fare ricorso è quello “interno”, cioè attivato direttamente dal soggetto, pubblico o privato, che risulta obbligato.
I canali interni di segnalazione devono garantire la riservatezza della persona segnalante, del facilitatore, della persona coinvolta (o, comunque, dei soggetti menzionati nella segnalazione) e del contenuto della segnalazione.
Per agevolare la segnalazione, inoltre, deve essere garantita la possibilità di scelta tra diverse modalità:
in forma scritta, anche con modalità informatiche;
in forma orale, tramite linee telefoniche, o, in alternativa, con sistemi di messaggistica vocale, o fissando incontri diretti.
Nel definire i canali di segnalazione interna sarà necessario ricorrere a strumenti idonei a recepire sia la segnalazione in forma scritta che quella in forma orale, dovendo essere garantite al segnalante entrambe le possibilità.
Per le segnalazioni in forma scritta, l’Anac, con le sue Linee guida (delibera 311 del 12 luglio 2023), ha ritenuto la posta elettronica ordinaria e la Pec sistemi non adeguati a garantire la riservatezza e ha quindi ritenuto necessario il ricorso a piattaforme online.
L’Anac ha richiesto inoltre che la segnalazione “cartacea” sia inserita in due buste chiuse: la prima con i dati identificativi del segnalante e con la fotocopia del documento di riconoscimento; la seconda con la segnalazione vera e propria, inserendo poi entrambe le buste in una terza busta chiusa con indicazione, all’esterno, della dicitura “riservata” al gestore della segnalazione.
Come evidenziato anche dalle Linee guida di Confindustria, tuttavia, sebbene vi sia obbligatorietà nell’istituzione sia del canale scritto che orale, è in ogni caso lasciata alla libera scelta del soggetto obbligato quale opzione preferire nella definizione del canale scritto, essendo possibile, ad esempio, evitare il ricorso alla piattaforma online e accordando preferenza alle modalità analogiche, rappresentate dalla classica lettera raccomandata in triplice busta.
Come ricordato da Confindustria, la scelta dovrà essere guidata dalla dimensione aziendale e dallo sforzo economico e organizzativo necessario per istituire e gestire una piattaforma online. Le aziende di più piccole dimensioni, soprattutto in questa fase iniziale, potrebbero preferire affiancare agli strumenti per la segnalazione in forma orale, la più semplice comunicazione tramite raccomandata.
