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Sindaci quotate, controlli doc

Anche i sindaci delle società quotate sui mercati regolamentati hanno le loro regole da seguire, che saranno cogenti dal prossimo 30 settembre. Il 20 Aprile, infatti, il Consiglio nazionale dei dottori commercialisti ed esperti contabili ha pubblicato sul proprio sito nazionale le regole per i componenti gli organi di controllo endosocietari delle maggiori società italiane (si veda ItaliaOggi del 21 aprile).

Composizione del collegio sindacale. Nella norma 1.1 viene auspicato che nelle società di primaria importanza (ad esempio nelle 40 società appartenenti all’indice Ftse Mib che colgono circa l’80% della capitalizzazione di mercato interna ed a liquidità elevata), il collegio sindacale sia costituito da almeno cinque membri effettivi e tre supplenti.

Si ricorda, poi, che a seguito della sentenza Tar Lazio 12 gennaio 2005, non sia più vigente il divieto di nomina per chi, nei due anni anteriori alla stessa, abbia svolto funzioni di amministrazione, direzione e controllo, per almeno 18 mesi, in imprese sottoposte a fallimento o assoggettate ad analoga procedura concorsuale.

Sempre nell’ambito della nomina del collegio sindacale vengono poi ricordate le disposizioni di cui alla legge 12/7/2011, n. 120 sulle «quote di genere» e alla necessità di rispettare le regole statutarie in merito a detta norma. La mancata ottemperanza a tale regola, peraltro, prevede, previa diffida, una sanzione fra i 20 mila e i 200 mila euro in capo alla società.

Nella norma 1.4 viene preso a riferimento il c.d. divieto di interlocking , cioè quel divieto previsto per le società operanti nel settore del credito, assicurativo e dell’intermediazione finanziaria, di assumere cariche negli organi gestionali, di controllo, di sorveglianza e di vertice in imprese o gruppi concorrenti (art. 36, dl 6/12/2011, conv 22 /12/2011, n. 214). Nel caso di funzioni incompatibili il sindaco, entro novanta giorni, dovrà rinunciare all’incarico sindacale oppure alla carica o funzione che da luogo all’incompatibilità. Decorso tale termine per l’esercizio dell’opzione, che il sindaco decade da tutti gli incarichi sindacali, nonché dalle cariche e dalle funzioni svolte nelle imprese concorrenti. Seppure tale norma non risulti applicabile alle cariche assunte in società estere, benché operanti in Italia, è opportuno che anche in tali circostanze il sindaco valuti con attenzione i rischi attinenti alla sua indipendenza.

Vengono poi ricordate le regole sulla non cumulabilità degli incarichi dei sindaci delle quotate stabilite dall’art. 148-bis del Tuf, ed esplicitate nella normativa di attuazione, che possono essere rese più restrittive nell’ambito degli statuti societari. A riguardo è necessario che il sindaco che venga a conoscenza del superamento dei limiti agli incarichi previsti provveda a dimettersi.

Le regole sui controlli. Una particolare attenzione viene richiesta ai sindaci delle quotate sull’adeguatezza e il funzionamento del sistema di controllo interno.

A riguardo, nella norma 3.5) viene sollecitato al collegio sindacale di scambiare periodicamente informazioni con l’organo di amministrazione e in particolare con gli amministratori incaricati, nonché con il comitato controllo e rischi, se istituito (norma 5.10), con il responsabile della funzione di internal audit, se presente, nonché con i soggetti destinatari di altri ruoli e funzioni aziendali con specifici compiti in materia di controllo interno. Nelle società che dichiarano di attenersi alle «regole di governo societario» previste da codici di comportamento, la norma 3.9 prevede che il collegio è chiamato a vigilare anche sulle stesse. Particolare attenzione deve, poi, essere posta dai sindaci nell’esaminare la documentazione relativa alle attività effettuate dalle competenti autorità di vigilanza.

Nell’attività di vigilanza, sul rispetto della corretta amministrazione e sull’adeguatezza del sistema informativo contabile, peraltro, il collegio sindacale acquisisce informazioni anche dal dirigente preposto alla redazione dei documenti contabili societari, informazioni in merito al sistema amministrativo contabile adottato dalla società nonché sull’affidabilità di quest’ultimo a rappresentare correttamente la gestione (norma 5.9).

Va ricordato che tale dirigente, da cui il collegio acquisisce altresì una serie di ulteriori informazioni, è nominato obbligatoriamente nelle società quotate (art. 154-bis del Tuf) previo parere obbligatorio dello stesso collegio sindacale. Le informazioni acquisite dal preposto alla redazione dei documenti contabili sono da verbalizzare sul libro del collegio. Qualora, poi, la società eserciti attività di direzione e coordinamento, i sindaci della controllante sono tenuti a vigilare sull’adeguatezza delle disposizioni impartite da quest’ultima alle controllate (norma 3.10). Altresì oggetto di verifica risulta l’adeguatezza delle procedure adottate dal cda per la regolamentazione delle operazioni con parti correlate, nonché la conformità delle stesse alle leggi ed ai regolamenti (norma 3.11).

 

I poteri di reazione dei sindaci delle quotate. L’art. 151 del Tuf prevede che nelle quotate sia il collegio sindacale sia addirittura il singolo sindaco possano autonomamente provvedere, quale prima forma di reazione a fronte di irregolarità o fatti censurabili degli amministratori, alla convocazione del consiglio di amministrazione e del comitato esecutivo previa comunicazione al presidente dell’organo gestorio.

La norma 5.8, esplicita come tale potere di convocazione sia preferibilmente da esercitarsi collegialmente, sollecitando previamente una deliberazione collegiale in merito ed eventualmente delegando al presidente tale convocazione. In questi casi sarà, poi, il collegio a predisporre l’ordine del giorno della convocazione ed a dover approntare una specifica relazione scritta da proporre al cda ed al ce.

Nei casi di fatti censurabili degli amministratori viene ricordato che i sindaci possono procedere alla convocazione dell’assemblea. Qui è necessaria l’iniziativa di almeno due membri del collegio, con opportuna informativa a tutti i membri dell’organo di controllo (norme 5.7 e 6.1).

Viene inoltre evidenziato che, nei casi di gravi irregolarità poste in essere dagli amministratori, anche i sindaci delle quotate debbano provvedere alla denunzia al tribunale ex art. 152 Tuf. Qui le violazioni che possono determinare il controllo giudiziario riguardano oltre che le violazioni della legge, dello statuto e dei principi di corretta amministrazione, si legge nella norma 6.3, anche l’inadeguatezza dell’assetto organizzativo e amministrativo-contabile e del sistema di controllo interno, l’inosservanza delle regole di governo societario previste dai codici di comportamento cui la società abbia dichiarato di attenersi; l’inadeguatezza delle disposizioni impartite alle società controllate (doveri propri degli amministratori ex art. 149 Tuf).

Nei casi di minori gravità il collegio deve segnalare le irregolarità alla Consob. La rilevanza delle irregolarità riscontrate dovrà essere valutata in relazione alla struttura o alle altre caratteristiche della società nonché tenendo conto della loro incidenza sul corretto funzionamento degli organi della società, delle cause che le hanno determinate, dell’entità dei rischi per la continuità aziendale e delle perdite che ne possono conseguire (norma 6.5). In ogni caso, sono oggetto di comunicazione obbligatoria alla Consob le irregolarità che costituiscono violazioni di norme penali. Va da ultimo rilevato che la Consob può a sua volta richiedere il controllo giudiziario al tribunale nel caso di gravi irregolarità nell’adempimento dei doveri dei sindaci (art. 152, Tuf, comma 2) e non anche degli amministratori.

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