Siete qui: Oggi sulla stampa
Oggi sulla stampa

Sindaci, controlli con interviste

Verificare che le funzioni, i compiti e le linee di responsabilità delle figure aziendali siano individuate in maniera chiara e precisa. Controllare che l’attività decisionale e direttiva della società sia effettivamente esercitata dai soggetti ai quali sono attribuiti i relativi poteri. Vigilare costantemente sulla corretta adozione delle procedure aziendali da parte del personale addetto all’interno di ciascuna funzione aziendale e verificare che l’operatività aziendale sia organizzata sulla base dei “processi”, a loro volta declinati in “procedure” costantemente aggiornate.
Sono questi solo alcuni dei suggerimenti forniti dalla guida operativa «Attività di vigilanza del collegio sindacale delle società non quotate nell’ambito dei controlli sull’assetto organizzativo», redatta lo scorso maggio dalla commissione Collegio sindacale dell’Ordine dei commercialisti ed esperti contabili di Roma e validata dal gruppo di studio del Consiglio nazionale dell’Ordine per le norme di comportamento degli organi di controllo legale delle società.
Il documento è un valido aiuto per tutti i professionisti che, in qualità di sindaci di società, sono chiamati ad esercitare compiti delicati e alquanto rilevanti per l’efficienza aziendale. Infatti, nel corso del suo mandato, il collegio sindacale deve vigilare sull’osservanza della legge e dello statuto, sul rispetto dei principi di corretta amministrazione, nonché sull’adeguatezza e sul concreto funzionamento dell’assetto organizzativo, amministrativo e contabile.
Tuttavia, nonostante la formulazione dell’articolo 2403 del Codice civile in merito ai doveri di vigilanza dei sindaci possa (a prima vista) sembrare poco complessa, spesso, soprattutto riguardo al controllo sull’adeguatezza dell’assetto organizzativo, non si ha contezza degli adempimenti richiesti a causa della genericità dell’ambito di applicazione. È infatti un controllo continuo che deve essere operato dai sindaci in merito al funzionamento dell’assetto organizzativo, ossia in merito all’adeguatezza dell’insieme di direttive e procedure stabilite per garantire che il potere decisionale all’interno della società sia assegnato (ed effettivamente esercitato) ad un appropriato livello di competenza. Esso assume particolare rilevanza, dal momento che consente di limitare la discrezionalità e di aumentare efficienza e produttività della società, anche attraverso una elevata capacità di coordinamento e di efficienza delle diverse strutture funzionali.
Nel corso del proprio mandato, dunque, i sindaci dovranno pianificare e svolgere interventi di vigilanza sull’adeguatezza dell’assetto organizzativo, segnalare agli amministratori eventuali rischi riscontrati e verificare l’efficacia delle misure di contenimento di questi ultimi.
Sotto il profilo strettamente operativo, così come illustrato nella guida, il collegio, nel valutare l’adeguatezza dell’assetto organizzativo, dovrà:
individuare in modo chiaro e preciso le funzioni, i compiti e le linee di responsabilità;
garantire, mediante adeguate procedure e concrete modalità operative, che l’attività decisionale e direttiva della società sia effettivamente esercitata dai soggetti ai quali sono attribuiti i relativi poteri;
prevedere e applicare procedure che assicurino la presenza di personale con adeguata competenza a svolgere le funzioni ad esso assegnate;
implementare le direttive e le procedure aziendali in modo da garantire un costante aggiornamento di queste ultime, nonché la loro effettiva diffusione tra il personale dipendente;
esaminare i piani aziendali attraverso l’analisi dei documenti che costituiscono “il sistema della programmazione, pianificazione e controllo” quali i budget operativi e i piani strategici aziendali;
valutare l’adeguatezza dei flussi informativi trasmessi dalla direzione e dai responsabili delle funzioni organizzative, per rilevare eventuali criticità, debolezze e inefficienze della struttura organizzativa adottata dalla società;
verificare adeguatezza e idoneità del sistema informatico aziendale a supportare la gestione dei processi.
Per svolgere al meglio queste verifiche, la guida suggerisce ai sindaci anche di intervistare direttamente i responsabili delle funzioni operative e i soggetti della direzione aziendale.
Ovviamente, precisa la guida, l’assetto organizzativo va valutato alla luce delle reali dimensioni aziendali: al loro crescere, la struttura organizzativa deve essere più articolata e, conseguentemente, la società dovrebbe procedere ad una maggiore formalizzazione delle procedure e delle direttive volte a monitorare i diversi processi aziendali.
Al contrario, nelle società di modesta dimensione la semplicità della struttura organizzativa potrà consentire una minore formalizzazione degli assetti organizzativi in ragione della semplicità dei processi sia in termini di numero degli stessi sia con riferimento alla tipologia delle attività e alla quantità delle persone coinvolte.

Print Friendly

Condividi su

Potrebbe interessarti anche
Oggi sulla stampa

Ai tempi delle grandi manifestazioni contro la stretta cinese, le file degli studenti di Hong Kong a...

Oggi sulla stampa

Oggi sulla stampa

L’ingresso nel tempio della finanza tradizionale pompa benzina nel motore del Bitcoin. Lo sbarco s...

Oggi sulla stampa

Oggi sulla stampa

L’Internet super-veloce e la fibra ottica sono un diritto fondamentale, costituzionale, che va ass...

Oggi sulla stampa