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Sì al doppio binario tra atti digitali e cartacei

Cancellerie autorizzate al doppio binario carta-digitale per il fascicolo processuale. Il ministero della Giustizia, con circolare del 27 giugno 2014 del Dipartimento per gli affari di giustizia-Direzione generale della giustizia civile fornisce un primo pacchetto di indicazioni agli uffici per fronteggiare l’entrata in vigore da ieri dell’obbligo di deposito telematico degli atti e dei documenti da parte degli avvocati e delle figure nominate o delegate dall’autorità giudiziaria. La circolare si premura di chiarire la parzialità dell’obbligo della via digitale: ne restano fuori, tra l’altro, gli atti introduttivi e quelli di costituzione in giudizio, per i quali il canale digitale costituisce una semplice opzione. Opzione che, se esercitata, richiede, per l’accettazione, la presenza di un’autorizzazione all’ufficio.
Quanto alla tenuta del fascicolo su supporto cartaceo, la circolare riconosce, e in questo senso si era già espresso il Csm (si veda Il Sole 24 Ore di sabato scorso) che l’utilizzo della modalità «tradizionale» può essere non solo opportuna, ma anche necessaria. Si tratta cioè di tutti quei casi e quegli atti per i quali tuttora non esiste un obbligo di deposito telematico. Della costituzione in giudizio si è detto, ma il giudice ha la facoltà di proseguire a depositare su carta i propri provvedimenti, con l’eccezione del procedimento monitorio. Inoltre, il giudice stesso può ordinare il deposito cartaceo di singoli atti o documenti quando lo ritiene necessario e anche quando si è prima seguita la via informatica.
La circolare sottolinea poi che «dall’esclusività, o anche dalla mera facoltà del deposito telematico deriva l’esigenza, assolutamente prioritaria, di garantire la tempestiva accettazione degli atti e documenti depositati dalle parti. L’urgenza di provvedere a questo incombente è massima, poiché solo con l’accettazione del deposito da parte del cancelliere l’atto entra nel fascicolo processuale e diviene visibile dalla controparte e dal giudice». A non volere tenere conto poi della previsione stabilita dal Codice di procedura civile (articoli 183 e 190) per cui i termini per il deposito degli atti sono scaglionati e collegati, in maniera tale che alla scadenza di un termine si lega la decorrenza del secondo. È evidente che il mancato rispetto del primo avrebbe ripercussioni, in termini di durata, sul secondo.
Va così assolutamente escluso che possano trascorrere diversi giorni tra la data di ricevimento degli atti e quella di accettazione degli stessi. Per questo la circolare ritiene altamente consigliabile che l’accettazione arrivi il giorno successivo a quello di ricezione da parte dei sistemi del dominio giustizia.
È anche per questo che, con il decreto legge n. 90 del 2014, in vigore dalla scorsa settimana, si è stabilita la possibilità di una riduzione dell’orario di apertura quotidiana delle cancellerie da 5 a 3 ore. Non per lavorare di meno, ma per dedicare più tempo, se ritenuto indispensabile dai dirigenti dell’ufficio, alle attività di back office rispetto a quelle di front office.

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