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Sì ai controlli sulle e-mail solo se il lavoratore è informato

Il contenuto delle e-mail del lavoratore è off limits per il datore di lavoro. O quasi. La Grande Camera della Corte europea dei diritti dell’uomo, con la decisione del 5 settembre 2017 resa nel procedimento n. 61496/08, ribalta la decisione della stessa Corte del 2016 e ravvisa la violazione della privacy del lavoratore se la legge dello stato non rispetta alcuni parametri così sintetizzabili: no a controlli a tappeto, sì a verifiche mirate e per motivi giustificati e solo dopo aver informato i dipendenti delle possibili verifiche.

La prima decisione riformata. Anche per la prima sentenza (Corte Europea dei diritti dell’uomo, sentenza del 12 gennaio 2016, resa nella causa 61496/08) la casella e-mail del lavoratore era controllabile dal datore di lavoro, ma solo a certe condizioni. La Corte aveva respinto il ricorso di un ingegnere romeno, che si era lamentato della violazione della sua riservatezza a causa della lettura da parte del datore di lavoro delle sue comunicazioni personali effettuate con la e-mail aziendale per fini personali, in orario di lavoro. L’ingegnere era stato licenziato per inadempimento degli obblighi lavorativi. Nel caso specifico l’impresa aveva informato i dipendenti delle condizioni d’uso della posta elettronica aziendale, che non ne consentivano l’utilizzo per fini personali. Inoltre il monitoraggio delle e-mail era stato limitato nel tempo e nell’oggetto, e anche strettamente proporzionato allo scopo di provare l’inadempimento contrattuale del lavoratore. L’accesso alle e-mail del lavoratore da parte datoriale era stato fondato sul presupposto della natura professionale del contenuto delle comunicazioni e l’identità degli interlocutori del lavoratore non era stata rivelata in sede giurisdizionale. Inoltre l’azienda non aveva utilizzato il contenuto delle comunicazioni, limitandosi a constatare il carattere personale delle e-mail inviate nell’orario di lavoro, con conseguente riduzione della produttività del dipendente).

I controlli sono risultati previsti dalla regolamentazione aziendale interna, di cui erano consapevoli i lavoratori, strettamente proporzionati e non eccedenti lo scopo di verifica dell’adempimento contrattuale. Sono stati mirati e non massivi e ragionevoli, poiché innescati da altre notizie relative a inadempimento contrattuale. A queste condizioni, ha detto in un primo momento la Cedu, si realizza un equo bilanciamento (fair balance) tra il rispetto della vita privata del lavoratore e gli interessi aziendali.

La seconda decisione. La Gran Camera, nella sentenza del 2017, ha concluso che il tribunale nazionale, nel valutare la decisione del datore di lavoro di licenziare il dipendente, dopo il monitoraggio delle sue comunicazioni elettroniche, ha sbagliato a bilanciare gli interessi in gioco, in particolare il diritto del lavoratore al rispetto della propria vita privata e della propria corrispondenza, da un lato, e dall’altro lato il diritto del datore di lavoro di adottare misure tese al buon andamento dell’impresa. Il tribunale non ha appurato se il dipendente avesse avuto preventiva informazione da parte del datore di lavoro in ordine alla possibilità di monitoraggio della propria corrispondenza. Non c’è stata alcuna informazione sulla natura e sull’oggetto del monitoraggio e, in particolare, sulla possibilità che il datore di lavoro avrebbe potuto avere accesso al contenuto dei messaggi di posta elettronica.

Per valutare la legittimità del controllo occorre rispettare il principio di finalità, il principio di proporzionalità (per assicurare una minore invasione nella vita privata e nella corrispondenza del dipendente) e di trasparenza (il lavoratore deve sapere preventivamente se le comunicazioni possano controllate a sua insaputa del lavoratore). Conseguentemente è stato violato il diritto del lavoratore al rispetto della propria vita privata e della propria corrispondenza. La sentenza della Grande Camera cambia rispetto alla precedente per la quantità e il dettaglio delle informazioni dovute al lavoratore. Non basta avvisare della destinazione della e-mail alle sole esigenze di servizio, ma bisogna entrare nel dettaglio delle modalità di controllo.

La pronuncia della Grande Camera, a questo punto, significa che i datori di lavoro non possono controllare le comunicazione dei dipendenti quando sorge il sospetto che usino internet al lavoro per scopi private? La pronuncia della Gran Camera non implica questo e non significa che i datori di lavoro non possano, in alcune circostanze, monitorare le comunicazioni dei lavoratori o che i datori non possano licenziare i dipendenti per uso di internet al lavoro per scopi privati. Tuttavia la Corte ritiene anche che gli stati devono garantire che quando un datore di lavoro utilizza strumenti di controllo delle comunicazioni dei dipendenti, queste misure devono essere accompagnate da garanzie adeguate contro ogni abuso.

Le circostanze da verificare sono molteplici. In primo luogo va vagliato se il datore di lavoro abbia fornito preventive informazioni sulla possibilità di controllo della corrispondenza e delle comunicazioni. Le modalità di controllo devono essere note a riguardo dell’ampiezza del monitoraggio e del livello di ingerenza nella privacy del lavoratore. A questo scopo, una distinzione va fatta tra monitoraggio del flusso delle comunicazioni e monitoraggio del loro contenuto. Bisogna considerare, infatti, se tutte le comunicazioni o solo parti di esse siano controllare, così come se il monitoraggio sia limitato a un periodo ristretto e il numero di persone che possano consultare i dati.

È onere del datore di lavoro indicare legittime ragioni per giustificare il monitoraggio delle comunicazioni e del loro contenuto. Il controllo del contento è una condotta più invasiva e quindi richiedere una più pesante giustificazione. Il datore di lavoro deve confrontare le varie opzione e scegliere un sistema di monitoraggio meno invasivo, diverso dall’accesso diretto alle comunicazioni del lavoratore. Le precauzioni dovrebbero essere assunte in concreto alla luce delle circostanze caso per caso. Inoltre le conseguenze del monitoraggio sul lavoratore e l’uso fatto dal datore di lavoro deve corrispondere alle finalità dichiarate. Infine va valutato se sono state adottate garanzie adeguare e in particolare la precauzione che inibisce al datore di lavoro di conoscere il contenuto delle comunicazioni.

Antonio Ciccia Messina

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