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“Scrivete meno email e parlatevi di più” crociata delle aziende contro il tempo sprecato

«Scrivetevi di meno e parlatevi più». L’ordine di scuderia è chiaro: basta alle email selvagge e indiscriminate. Alla Ferrari vanno veloci, non hanno tempo da perdere. E quelle migliaia di missive aziendali, spedite in copia per conoscenza, intasano quotidianamente i computer e sono un vero freno a mano per la Rossa, come per molte medie e grandi aziende. Fanno perdere infatti ad impiegati e manager dalle cinque alle venti ore a settimana per controllarle e rispondere, senza contare che il 20 per cento tratta argomenti e problemi che non riguardano proprio chi le ha ricevute.
Da Maranello a New York, da Parigi a Milano, è partita la guerra alla posta selvaggia, alle comunicazioni aziendali inviate a tutti per sicurezza o piaggeria, per lavarsi la coscienza in caso di futuri rimproveri o per superficialità e distrazione. Così, se alla Ferrari, su indicazione del presidente Luca Cordero di Montezemolo, hanno fissato un limite (al quarto destinatario comune da oggi scatta il blocco sul computer), alla Atos, colosso dei sistemi informatici, sono stati ben più drastici e in dodici mesi hanno ottenuto un calo del 20 per cento delle comunicazioni aziendali e puntano dichiaratamente allo zero.
«Se qualcuno mi vuol parlare può chiamarmi o mandarmi un messaggio via chat». Parola di Thierry Breton, amministratore delegato di Atos, ex ad France Telecom nonché ex ministro delle finanze francesi che nell’azienda informatica da un paio di anni ha favorito per le comunicazioni interne una chat oltre ai social network, consentendo un risparmio di un quinto del tempo.
C’è chi come lui punta all’abolizione perenne delle email e chi ha fatto un esperimento. Shayne Hughes, che ha una società di consulenza e coaching per manager e aziende, una mattina ha annunciato al suo staff il divieto di usare le comunicazioni interne via web per una settimana. «Si è scatenato il panico: “Non riusciremo a fare nulla, passeremo iltempo interrompendoci ogni due minuti, sarà il caos”, sono state le proteste immediate. La verità è che le email facilitano la comunicazione pigra e superficiale. Troppo spesso scriviamo di corsa, senza pensare a fondo, premiamo il tasto e via, ormai è un tuo problema». Il risultato di una settimana di vuoto, dice la manager, è che il gruppo ha riscoperto le priorità, tutti sono diventati piùconsapevoli di cosa si voleva dire, di come dirlo e soprattutto a chi. «Perdendo l’illusione che mandando a tutti le email avremmo risolto qualsiasi problema».
Perché inondare il resto dei colleghi di missive che non li riguardano è vera e propria maleducazione, dicono alla Ferrari. «È un’invasione, è burocrazia. Ti senti l’anima in pace perché hai spedito la lettera senza pensare al tempo che fai perdere all’altro che deve leggersi righe su righe prima di capire che quel messaggio non c’entra nulla col suo lavoro ». Alla Rossa preferiscono i rapporti diretti: «Qualcuno qui è terrorizzato dalla novità, ma in realtà noi siamo in tremila, tutti nello stesso posto, un colpo di telefono, quattro passi. Si fa prima e ci si capisce meglio». Condividono Oltreoceano, dove in un blog tra imprenditori che hanno provato ad abolire le email interne,dopo un iniziale scetticismo dei dipendenti, il risultato è stato chiaro: meno stress per tutti e più produttività.
Tra email di lavoro e private gli italiani sono sommersi quotidianamente da 700 milioni di missive, che li raggiungono in oltre 63 milioni di indirizzi, due a testa, uno di lavoro e uno privato. In un perenne “C’è posta per te” difficile da abolire.
Anche Marco Zamperini, direttore ricerca e sviluppo della Ntt Data Italia, ha sottolineato più volte come la posta aziendale sia usata spesso male. «Soprattutto quando si abusa del “Cc”, il campo usato dai furbi, di chi ti manda copie inutili per conoscenza ma almeno può dirti “ti avevo scritto…”. Sarebbe meglio usare i social media o la chat nelle imprese». Poi anche lui deve essersi arreso, sperando nella buona educazione dei colleghi, se sulla segreteria telefonica dice, non si sa quanto ironicamente: «Per contattarmi, mandatemi una mail».
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