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Pec, imprese più digitalizzate

Imprese e professionisti sempre più digitalizzati. Sono ormai circa 4,2 milioni gli indirizzi pec di imprese (società e imprese individuali) e oltre un milione indirizzi pec di professionisti relativi a più di 1.580 ordini e collegi professionali comunicati all’Inipec. L’obiettivo? Semplificare sempre più i rapporti con la p.a. e ridurre i costi. I numeri relativi all’Inipec sono aggiornati al 28 aprile scorso e sono stati diffusi dal Ministero dello sviluppo economico attraverso il sito www.inipec.gov.it .

Lo stato dell’arte. Con il contributo del registro imprese e dei collegi e degli ordini professionali, prosegue l’aggiornamento quotidiano dell’Inipec, una sorta di elenco telefonico che contiene gli indirizzi pec di imprese e professionisti. Senza bisogno di autenticazione o di programmi aggiuntivi, chiunque può accedere alla sezione di ricerca del portale e cercare l’indirizzo di posta elettronica certificata di proprio interesse. Se l’azienda o il professionista cercato è presente nell’indice, Inipec fornisce all’utente l’indirizzo richiesto. L’articolo 5 del decreto attuativo MiSe del 19 marzo 2013 ha introdotto l’obbligo per ogni ordine e collegio di comunicare all’Inipec i dati relativi a ogni nuovo iscritto, i cambiamenti delle pec degli iscritti già presenti nell’indice. Lo stesso fa InfoCamere per conto del registro imprese, secondo le tempistiche stabilite dalla legge. L’aggiornamento dei dati avviene oramai con frequenza giornaliera. Inipec provvede a pubblicare immediatamente le variazioni ottenute da InfoCamere e dagli ordini e collegi professionali, che sono quindi responsabili dei dati pubblicati.

Gli ordini e dei collegi professionali ai fini dell’adempimento Inipec non possono dotarsi della posta elettronica gratuita «Cec Pac» (lettera-circolare MiSe del 15 gennaio 2014, prot. 0006391). L’utilizzo della Cec Pac deve essere limitato ai soli cittadini e per gli scopi e gli ambiti previsti dalla legge, ambiti e scopi che non coincidono con quelli del mondo professionale e imprenditoriale in capo in cui è posto l’adempimento Inipec. Lo sviluppo economico con la nota del 26 luglio 2013 n. 5527 afferma che neanche le imprese individuali possono utilizzare l’indirizzo Cec Pac per formazione dell’Inipec.

Le criticità nell’adempimento della comunicazione della pec al registro imprese. Una delle difficoltà che le imprese hanno dovuto affrontare nell’adempimento legato alla comunicazione della pec al registro delle imprese è stata la mancanza di univocità delle indicazioni ministeriali formulate dallo sviluppo economico.

In un primo tempo i tecnici di prassi con la circolare n. 3645/C del 3/11/2011 hanno contemplato la possibilità per le società di indicare in luogo dell’indirizzo pec «proprio» (cioè specifico) dell’impresa, l’indirizzo pec di un terzo (per esempio, un professionista di fiducia) eletto come «domicilio digitale». In un secondo momento con la lettera circolare prot. n. 68168 del 23/4/2013), in occasione dell’adempimento relativo alle imprese individuali, il MiSe ha escluso tale possibilità, richiedendo che l’indirizzo pec da iscrivere fosse riconducibile «esclusivamente e univocamente all’imprenditore stesso, senza possibilità di domiciliazione presso soggetti terzi». I dirigenti MiSe nel rispondere con la nota prot. n. 12503 del 2/7/2013 all’atto di sindacato presentato dall’onorevole Zanetti sostenevano che non si trattava di mutamento degli indirizzi ministeriali quanto di una evoluzione del quadro normativo. Tanto che con la lettera circolare del 23/4/2013 lo sviluppo economico ha chiarito che, alla luce delle norme sopravvenute, l’attuazione in senso semplificativo e di favore per le imprese dell’adempimento di cui all’art. 16, comma 6, del dl 185/2008, proposta nella circolare n. 3645/C, era da considerarsi ormai superata, nel senso della necessità dell’indicazione per tutte le tipologie di imprese (a prescindere dal fatto che siano di tipo societario o individuale) di un proprio ed esclusivo indirizzo di posta elettronica certificata. Questo non impedisce naturalmente, di continuare eventualmente a delegare la gestione operativa di tali indirizzi pec univoci, sia da parte delle imprese individuali che da parte delle società, a soggetti terzi o professionisti ovvero, come avviene in taluni casi per le società, alla società del gruppo che cura per tutte alcuni servizi amministrativi comuni.

I recenti chiarimenti. Una pec per ogni impresa. Per ogni impresa (sia essa societaria o individuale) deve essere iscritto, nel registro delle imprese, un indirizzo di pec alla stessa esclusivamente riconducibile. Qualora, l’ufficio del registro delle imprese rilevi, d’ufficio o su segnalazione di terzi, l’iscrizione di un indirizzo pec, di cui sia titolare una determinata impresa, sulla posizione di un’altra o di più altre, dovrà avviare la procedura di cancellazione (art. 2191 c.c.), previa intimazione, all’impresa interessata (o alle imprese interessate), di sostituire l’indirizzo registrato con un indirizzo di pec «proprio». Questo è quanto si legge nella lettera circolare del 9 maggio 2014, prot. 77684 emanata dal Ministero dello sviluppo economico – direzione generale per il mercato, la concorrenza, il consumatore, la vigilanza e la normativa tecnica-divisione XXI – registro imprese. I tecnici di prassi ricordano che le precedenti indicazioni operative fornite in passato, secondo cui era possibile, per le imprese, indicare l’indirizzo di pec di un terzo ai fini dell’adempimento pubblicitario in parola, sono da ritenersi ormai superate alla luce della successiva evoluzione normativa.

Alle imprese nei cui confronti sia eventualmente adottato il provvedimento di cancellazione d’ufficio dell’indirizzo di pec, dovrà essere applicata:

– nel caso di società, la specifica sanzione della sospensione della domanda per tre mesi, in attesa che sia integrata con l’indirizzo di pec;

– e nel caso delle imprese individuali, la specifica sanzione della sospensione della domanda fino a integrazione della domanda con l’indirizzo di posta elettronica certificata e comunque per 45 giorni. Trascorso tale periodo, la domanda si intende non presentata.

In caso di mancata comunicazione dell’indirizzo pec nel termine di tre mesi si applica alle società la sanzione pecuniaria prevista dall’articolo 2630 c.c.:

– denunce e comunicazioni presentate entro 30 giorni successivi alla scadenza, pagamento in misura liberatoria di euro 68,66;

– denunce e comunicazioni presentate oltre 30 giorni successivi alla scadenza, pagamento in misura liberatoria di euro 206,00.

In caso di mancata comunicazione dell’indirizzo pec nel termine di 45 giorni sanzione pecuniaria di euro 20,00 (pagamento liberatorio) prevista dall’articolo 2194 c.c. per il titolare dell’impresa individuale.

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