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Pec dal 30 giugno per le ditte individuali

L’adozione delle regole di gestione ed accesso all’Indice nazionale degli indirizzi di Pec è un passaggio obbligato verso la completa digitalizzazione degli scambi di dati e informazioni tra professionisti, imprese e pubbliche amministrazioni. Il decreto del ministero dello Sviluppo economico del 19 marzo 2013 pubblicato lo scorso 9 aprile è infatti uno snodo fondamentale verso l’uso massivo della Pec quale strumento principe per le comunicazioni e le notifiche di atti e documenti informatici. Il prossimo passaggio è quello del 30 giugno, quando – come stabilito dall’articolo 5 del Dl 179/12– anche le imprese individuali dovranno dotarsi di una casella di Pec obbligatoria pena l’irrogazione di sanzioni pecuniarie. Saranno dunque allineate a professionisti e società.
Per le imprese individuali alla prima iscrizione, la mancata indicazione dell’indirizzo di Pec determina la sospensione della domanda di iscrizione sino alla sua integrazione decorsi 45 giorni dalla presentazione della richiesta, questa si considera come non presentata.
Inoltre, dal 1° luglio prossimo l’articolo 5-bis, comma 1, del Cad (Codice dell’amministrazione digitale) impone la presentazione di istanze, dichiarazioni, dati e lo scambio di informazioni e documenti, anche a fini statistici, tra imprese e pubbliche amministrazioni esclusivamente tramite Pec in tutti i casi in cui non è già prevista una diversa modalità di comunicazione telematica.
L’obbligo generalizzato di dotarsi di una casella di posta certificata impone e richiede, come logica e inevitabile conseguenza, una nuova e più accurata modalità di gestione ed utilizzo delle e-mail aziendali. Si dovrà infatti porre una particolare attenzione nelle diverse fasi di monitoraggio, catalogazione e conservazione in modalità sistematica ed organizzata dei messaggi aziendali sia in entrata sia in uscita. Un messaggio di posta elettronica certificata ha infatti un valore legale pari a quello di una raccomandata con ricevuta di ritorno, garantendo così la non ripudiabilità del messaggio trasmesso e consegnato.
Lo stesso contenuto documentale può essere certificato e firmato elettronicamente assicurando così autenticità dell’origine ed integrità dei dati. In fase di ricezione o di trasmissione di un messaggio di Pec si attiva infatti una serie di conseguenze a valore legale che richiedono un’attenzione superiore a quella attualmente dedicata in ambito aziendale allo strumento telematico.
Ad oggi, la posta elettronica non trova invece una regolamentazione vera e propria in ambito aziendale: mentre ogni singolo utente gestisce autonomamente i messaggi ricevuti o trasmessi, l’azienda si limita il più delle volte a predisporre adeguati sistemi di backup da cui andare a recuperare i messaggi. Nessuna selezione e catalogazione della posta elettronica viene effettuata a monte, tanto che nel processo di gestione sono ricompresi anche messaggi a carattere esclusivamente privato e non aziendale oppure promozioni pubblicitarie piuttosto che newsletters.
Analogamente, non sono di solito previste politiche interne di gestione dei documenti allegati ai messaggi email. Non esiste infatti alcun sistema di tracciamento o protocollazione delle comunicazioni sia in entrata che in uscita tanto che, ad esempio, non risultano tracciabili le varie versioni di uno stesso allegato.
Occorre quindi introdurre una policy aziendale di gestione e successiva conservazione delle e-mail soprattutto quando i messaggi provengono da caselle di posta elettronica certificata che certificano anche il momento di accettazione e consegna del documento. La necessità di una gestione più rigorosa della posta elettronica è confermata anche dal valore probatorio che la giurisprudenza di merito ha riconosciuto ai messaggi e-mail, ritenuti documenti idonei a fondare il rilascio di decreti ingiuntivi da parte dell’Autorità giudiziaria. Di questo si tratterà in dettaglio domani in uno dei laboratori di «Omat Milano 2013: la rivoluzione digitale si fa strada».

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