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Pec, c’è obbligo con distinzioni

Sono chiamate a dotarsi e a comunicare la Pec, la Posta elettronica certificata, al registro delle imprese le società di capitali, di persone (incluse le società semplici), le imprese individuali, le cooperative, le società in concordato preventivo e in quello liquidatorio. Anche le società estere con sede secondaria o unità locale in Italia hanno l’obbligo di attivare e comunicare l’indirizzo Pec al registro imprese. Sono esclusi dalla comunicazione Pec i consorzi, le società in fallimento e l’unità locali di imprese estere (che non abbiano una rappresentanza stabile in Italia) in quanto non iscritte nel registro delle imprese. L’impresa deve comunicare un solo indirizzo Pec presso il registro imprese della sede legale a prescindere dalle sedi secondarie e unità locali di cui dispone. La comunicazione della Pec al registro delle imprese va effettuata con la comunicazione unica ed è esente da diritti di segreteria e imposta di bollo. Questo è quanto si legge nelle note di prassi (circ. 23 giugno 2014 n. 3670, circ. del 9 maggio 2014 n. 77684 e circ. del 15 gennaio 2014 n. 6391) redatte dal Mise, direzione generale per il mercato e la concorrenza – divisione XXI – registro imprese (diretta da Gianfrancesco Vecchio). La casella di Pec rappresenta il domicilio elettronico presso il quale la società o l’imprenditore, in forza di una presunzione legale, sono sempre raggiungibili (per legge, un messaggio di Pec si dà per notificato al momento della semplice consegna del plico informatico al server di posta del destinatario, e non al momento della effettiva apertura dello stesso), e che la sua iscrizione e successiva modificazione sono adempimenti che solo il legale rappresentante della società può validamente eseguire.

Le variazioni dell’indirizzo Pec dell’impresa devono essere comunicate al registro imprese in quanto l’indirizzo che compare sulla visura e nei certificato sia valido e attivo. La comunicazione di variazione è gratuita e va effettuata per via telematica. Nel caso in cui la comunicazione del proprio indirizzo di posta elettronica dovesse esser accompagnata anche dall’iscrizione di altri atti o fatti (per esempio nomina amministratori e trasferimento di sede legale) la domanda sarà soggetta all’imposta di bollo e ai diritti di segreteria dovuti per il corrispondente adempimento.

Impresa individuale e Pec. L’ufficio del registro delle imprese che riceve una domanda di iscrizione da parte di una impresa individuale che non ha iscritto il proprio indirizzo di posta elettronica certificata, in luogo dell’irrogazione della sanzione prevista dall’articolo 2630 del codice civile, sospende la domanda fino a integrazione della domanda con l’indirizzo di posta elettronica certificata e comunque per 45 giorni; trascorso tale periodo, la domanda si intende non presentata. Qualunque sia il tipo di atto o fatto di cui l’iscrizione è richiesta, di conseguenza, la stessa dovrà essere sospesa per il termine di legge fino a comunicazione dell’indirizzo di Pec. Ove quest’ultima non intervenga entro il termine della sospensione stessa (tre mesi per le società; 45 giorni per le impresse individuali) la domanda di iscrizione (dell’atto o fatto) dovrà essere respinta, considerandola come non presentata.

Una Pec per ogni impresa. Per ogni impresa (sia essa societaria o individuale) deve essere iscritto, nel registro delle imprese, un indirizzo di Pec alla stessa esclusivamente riconducibile. Qualora, l’ufficio del registro delle imprese rilevi, d’ufficio o su segnalazione di terzi, l’iscrizione di un indirizzo Pec, di cui sia titolare una determinata impresa, sulla posizione di un’altra o di più altre, dovrà avviare la procedura di cancellazione (art. 2191 c.c.), previa intimazione, all’impresa interessata (o alle imprese interessate), di sostituire l’indirizzo registrato con un indirizzo di Pec «proprio».

Questo è quanto si legge nella lettera circolare del 9 maggio 2014, prot. 77684 emanata dal Ministero dello sviluppo economico. I tecnici di prassi ricordano che le precedenti indicazioni operative fornite in passato, secondo cui era possibile, per le imprese, indicare l’indirizzo di Pec di un terzo ai fini dell’adempimento pubblicitario in parola, sono da ritenersi ormai superate.

Alle imprese nei cui confronti sia eventualmente adottato il provvedimento di cancellazione d’ufficio dell’indirizzo di Pec, dovrà essere applicata: nel caso di società, la specifica sanzione della sospensione della domanda per tre mesi, in attesa che sia integrata con l’indirizzo di Pec; e nel caso delle imprese individuali, la specifica sanzione della sospensione della domanda fino a integrazione della domanda con l’indirizzo di posta elettronica certificata e comunque per quarantacinque giorni. Trascorso tale periodo, la domanda si intende non presentata.

Doppio inadempimento per le imprese cancellate d’ufficio. Alle imprese nei cui confronti venga adottato il provvedimento di cancellazione d’ufficio si applica la procedura della sospensione e l’applicazione della sanzione pecuniaria. Infatti nella situazione configurata rilevano due distinti inadempimenti: il primo (la mancata comunicazione dell’indirizzo Pec), punito con la sospensione della domanda; il secondo (il non eseguito adempimento pubblicitario «principale») punito con la sanzione amministrativa pecuniaria prevista dagli articoli 2630 (nel caso di imprese diverse dalle individuali) e 2194 (nel caso delle imprese individuali) del codice civile. Poiché, nei casi oggetto di esame, la ritardata iscrizione di un atto o fatto relativo all’impresa è stata determinata dal comportamento del legale rappresentante (nel caso delle società) o del titolare (nel caso delle imprese individuali), o, per essere più precisi, a detti soggetti è da ascrivere l’incompletezza della domanda di iscrizione dell’atto «principale», che ne ha determinato il respingimento, agli stessi dovrà essere contestata la violazione delle disposizioni interessate e, se del caso, comminata la sanzione pecuniaria prevista dalla legge.

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