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P.a., biometria a piccole dosi

Il controllo della presenza dei dipendenti non giustifica la rilevazione delle impronte digitali. Il garante della privacy ha bloccato un comune per sproporzione nel trattamento di dati biometrici, nonostante il consenso degli interessati (provvedimento n. 552 del 22 ottobre 2015).

Nell’ente locale, dunque, era stato attivato un sistema biometrico basato sul trattamento di impronte digitali dei dipendenti allo scopo di rilevare le presenze dei dipendenti.

Il comune ha informato i dipendenti dell’apparecchiatura e l’accesso ai dati, acquisiti da un computer posto in una stanza chiusa, era consentito solamente al sindaco attraverso un’applicazione specifica che prevede l’inserimento di una password personale.

Il comune ha motivato l’adozione del sistema con la necessità di uno strumento idoneo a una più veloce rendicontazione delle presenze periodiche del personale.

Il comune ha aggiunto che, in mancanza di personale apicale, non si poteva garantire il controllo sulle presenze del personale con sistemi tradizionali (foglio firme, ad esempio).

Il comune ha anche riferito di avere fornito l’informativa agli interessati e che al momento della consegna del badge, in cui è stato memorizzato il template delle impronte digitali, ognuno dei dipendenti ha firmato esprimendo il consenso al trattamento dei propri dati personali.

Il garante ha valutato la situazione e ha bocciato il trattamenti dei dati biometrici.

Il comune, infatti, non ha indicato specifiche ragioni in base alle quali altri strumenti automatizzati (ad esempio il badge eventualmente associato a pin individuale) sarebbero stati inadatti al controllo sul personale. Inoltre il comune non ha riferito di concreti episodi di violazione dei doveri d’ufficio da parte dei dipendenti.

Il garante ha sottolineato che, in generale, il trattamento di dati personali biometrici può essere effettuato solo previa adozione di particolari cautele: chi intende trattare dati biometrici deve rispettare i principi generali di liceità, finalità, necessità e proporzionalità.

È vero, poi, che il garante ha ritenuto leciti i trattamenti di dati biometrici effettuati nel contesto lavorativo, ma lo ha acconsentito per l’accesso ad aree sensibili o riservate.

La biometria, invece, non è ammessa per la semplice finalità di rilevazione delle presenze: in base al principio di necessità il titolare del trattamento è tenuto ad accertare se la finalità perseguita possa essere realizzata senza utilizzare dati biometrici o comunque conformandosi al principio di proporzionalità del trattamento.

Il punto è stato formulato dalle Linee guida del garante della privacy sulla biometria (provvedimento n. 513 del 12 novembre 2014): se la finalità perseguita nel caso concreto è quella di garantire la sicurezza di persone o beni, potrebbero essere utilizzati sistemi biometrici per controllare l’accesso, da parte dei soli dipendenti autorizzati, a luoghi particolarmente pericolosi; gli stessi dati, tuttavia, non possono essere utilizzati a diversi fini come, per esempio, la verifica del rispetto dell’orario di lavoro dei dipendenti.

Il trattamento da parte del comune è risultato illegittimo anche perché non era stata fatta la notificazione al Garante (articolo 37 del Codice della privacy) e neppure era stata richiesta la preventiva verifica preliminare (articolo 17 del Codice della privacy). Per inciso la verifica preliminare non occorre in quattro casi: autenticazione informatica; controllo di accesso ad aree sensibili; uso delle impronte digitali o della topografia della mano a scopi facilitativi; sottoscrizione di documenti informatici.

Al comune è stato vietato l’ulteriore trattamento dei dati biometrici dei dipendenti effettuato al fine di verificare le presenze/assenze del personale.

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