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Notifica Pec anche per i legali

Notifica via Pec anche per l’avvocato. Dal 24 maggio scorso la notifica a mezzo posta elettronica certificata ex l. 53/1994 e successive mod. e int., è resa possibile grazie all’entrata in vigore del decreto n. 48/2013 (Regolamento recante modifiche al dm n.44/2011 concernente le regole tecniche per l’adozione nel processo civile e nel processo penale delle tecnologie dell’informazione e della comunicazione), pubblicato in G.U. 9.5.2013 n. 107. Vediamo operativamente e per punti come procedere.

PREREQUISITI. L’avvocato può notificare a mezzo Pec se sussistono: i) il possesso dell’autorizzazione del Consiglio dell’ordine presso il quale è iscritto ex art. 7 l. n. 53/1994 e succ. mod. e int. (anche solo la legge); ii) il possesso di un indirizzo Pec risultante da pubblici elenchi, e come già comunicato al Consiglio dell’ordine di appartenenza; iii) il rilascio da parte del cliente della procura alle liti a norma dell’art. 83 c.p.c.; iv) la disponibilità di un indirizzo Pec del destinatario della notifica, tratto da pubblici elenchi; v) il possesso di un dispositivo di firma digitale.

ATTI NOTIFICABILI. Per l’ex art. 1 della legge sono notificabili con Pec gli atti in materia civile, amministrativa e stragiudiziale.

FORMATO.Sono notificabili a mezzo Pec: i) i documenti informatici (cfr. art. 21 dlgs n. 82/20005 cosiddetto Cad, Codice amministrazione digitale), ossia gli atti creati in forma elettronica in uno dei formati previsti dall’art. 13 delle Specifiche tecniche applicabili (dm n. 44/2011) sottoscritti digitalmente con le apposite utility rese disponibili unitamente al kit di firma digitale (Smart card/chiavetta Usb) prima di essere allegati al messaggio Pec di notifica; ii) le copie informatiche degli atti originariamente formati su supporto analogico (cfr. art. 22 Cad), ossia le riproduzioni informatiche degli atti cartacei, realizzati con scansione.

PROCURA e RELATA. L’atto può essere accompagnato dalla procura alle liti da predisporsi ex art. 83 comma III c.p.c.: i) come documento informatico sottoscritto digitalmente dal cliente; ii) come copia informatica tratta dalla procura cartacea, sottoscritta dal cliente e autenticata di pugno dall’avvocato. L’art. 83 c.p.c. richiede che la copia scansionata della procura sia ulteriormente «autenticata» tramite firma digitale dell’avvocato. La procura potrà essere allegata unitamente all’atto cui pertiene nel messaggio Pec di notifica, così da considerarsi come «apposta in calce» (cfr. art.18 dm n. 44/2011). La relata di notifica va formata ex art. 21 Cad nelle forme già dette per l’atto e con la sottoscrizione con firma digitale.

INVIO DEL MESSAGGIO PEC. Ex art. 3- bis della legge la notifica avviene «_mediante allegazione dell’atto da notificarsi al messaggio di posta elettronica certificata_», quindi operativamente si deve: i) creare un messaggio Pec; ii) compilare il campo «Destinatario» con l’indirizzo Pec corrispondente; iii) compilare il campo «Oggetto del messaggio» con la dicitura obbligatoria «Notificazione ai sensi della legge n.53/1994»; iv) inviare il messaggio Pec.

VERIFICA DEL BUON FINE DELLA NOTIFICA PEC. L’invio del messaggio di notifica Pec comporta la ricezione di: i) ricevuta di conferma inviata dal proprio gestore Pec, che conferma la presa in carico del messaggio e che contiene i dati a prova di avvenuta spedizione; con indicazione di data e ora; ii) ricevuta di avvenuta consegna, inviata dal gestore Pec al destinatario; che conferma la messa a disposizione del messaggio nella sua casella di posta elettronica e che certifica il momento di consegna (data e ora) . Quest’ultima ricevuta contiene copia integrale del messaggio inviato e relativi allegati (atto, procura, relata). Il buon fine della notifica si ha esclusivamente con il recapito nella casella Pec del mittente della ricevuta di accettazione e della ricevuta di avvenuta consegna. Quest’ultima è quindi prova del perfezionamento della notifica e riporta tutte le indicazioni relative al momento esatto in cui questa si considera perfezionata.

PROVA DELLA NOTIFICA PEC. La prova della regolarità della notificazione è data dai file informatici del messaggio inviato a mezzo Pec e delle due ricevute: di accettazione e avvenuta consegna. In giudizio si deve procedere con la produzione dei predetti file, salvati nel formato proposto dal client di posta utilizzato e registrati in apposito supporto di memorizzazione (per esempio, chiavetta Usb). Come previsto dall’art. 9 della legge, è possibile anche l’esibizione della prova della notificazione stampata su carta (in questo caso occorre stampare i) messaggio Pec di invio della notifica; ii) atti allegati; iii) ricevuta di accettazione; iv) ricevuta di avvenuta consegna). Dovrà sempre esservi asseverazione dell’avvocato, della conformità degli atti formato elettronico-cartaceo.

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