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L’organismo di vigilanza guida i controlli da “231”

L’organismo di vigilanza ha un ruolo sempre più centrale nell’ambito della disciplina della responsabilità amministrativa di società ed enti di cui è portatore il Dlgs 231/2001. Sia a livello «interno» delle singole società ed enti, sia a livello «esterno» nel contesto del processo penale. In particolare, l’Odv entra in gioco con due funzioni:
preventiva, per limitare il rischio che siano commessi reati; esimente, per sollevare dalle responsabilità l’azienda, nel caso i reati siano commessi, dimostrando che sono state messe in atto tutte le misure di vigilanza.
L’organismo di vigilanza sta trovando una sua declinazione via via più definita dal punto di vista della composizione, dei compiti, dei poteri e delle procedure. Può essere composto da uno o più soggetti e può avvalersi delle professionalità di consulenti esterni. I componenti dell’Odv devono essere autonomi: è richiesta cioè, l’assenza di qualsiasi forma di interferenza e di condizionamento, anche in forza della disponibilità di un budget adeguato al compito. Devono avere il profilo dell’onorabilità ed essere indipendenti, un aspetto, quest’ultimo , su cui la più recente giurisprudenza pone particolare attenzione (si veda la sentenza 38343 della Cassazione penale, Sezioni unite, del 18 settembre 2014, sul caso Thyssen Krupp). Sono richieste anche all’Odv la professionalità necessaria alle specifiche fattispecie di riferimento, e la continuità d’azione (in interazione con il management aziendale).
I compiti dell’Odv
Le linee guida aggiornate di Confindustria, approvate dal ministero della Giustizia il 21 luglio scorso, aiutano a fare una ricognizione dei compiti dell’Odv, che possiamo schematizzare come segue:
vigilanza sull’effettività del modello organizzativo, cioè sulla coerenza tra i comportamenti concreti e il modello istituito;
esame dell’adeguatezza del modello, ossia della sua reale capacità di prevenire i comportamenti vietati;
analisi sul mantenimento nel tempo dei requisiti di solidità e funzionalità del modello;
cura del necessario aggiornamento in senso dinamico del modello, se le analisi operative rendono necessario fare correzioni e aeguamenti.
È bene precisare come deve essere intesa l’autonomia dell’Odv: questo tema è stato spesso oggetto di fraintendimento, infatti, nella esperienza concreta. Qual è la natura dei poteri di cui è investito l’Odv? A dispetto della lettera della norma, che attribuisce all’organismo di vigilanza «autonomi poteri di iniziativa», questo non dispone, in realtà, di poteri gestionali, organizzativi, o direttamente impeditivi. La funzione dell’Odv si deve manifestare nell’attività di verifica e monitoraggio, in quella di informazione, segnalazione e proposizione al management, cui si riferisce. L’autonomia di iniziativa di cui parla la norma va intesa come libertà d’azione, senza condizionamenti, nella tipologia di attività propria dell’organismo e non già come autonomo potere decisionale. Ad esempio, la cura dell’aggiornamento del modello organizzativo si deve tradurre per l’Odv non in autonomi interventi, ma nella proposizione delle modifiche ritenute necessarie all’organo amministrativo, cui è rimessa la responsabilità ultima.
I documenti dell’attività
La funzione e la natura dell’Odv presuppongono l’effettività e la documentabilità dell’attività svolta. Rispettare le procedure, pertanto, diventa fondamentale.
Nella fase iniziale, l’organismo è chiamato a redigere il proprio regolamento, e questa è un’ipotesi preferibile dal punto di vista dell’autonomia a quella in cui in modello è redatto dall’ente, spesso in concomitanza con la redazione del modello organizzativo.
Nel corso del mandato, è opportuno, ad esempio, che risultino verbalizzate le riunioni periodiche (meglio ancora se in un libro ad hoc, anche se non previsto dalla legge) e che siano documentate le attività svolte (con una archiviazione adeguata, anche digitale, di eventuali fogli di lavoro e relazioni).
È importante, ancora, che sia proceduralizzato il sistema di flussi informativi verso l’Odv, e che sia “schedulata” la dovuta reportistica all’organo amministrativo. L’organismo di vigilanza deve sempre regolare la propria attività in base ai principi di concretezza, sensibilità diagnostica e informativa, senza diventare un asettico custode di forme e procedure. L’efficacia del suo ruolo, però, oltre che alla qualità del suo operato, è inevitabilmente legata alla documentabilità di ciò che fa.

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