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L’era dell’avvocato telematico

Dal 30 giugno 2014 si parte con il processo civile telematico. Salvo proroghe (generali o particolari) si apre l’era dell’avvocato telematico, non più piegato sulle carte bollate e sui tomi, ma esperto digitatore e visitatore del portale dei servizi telematici della giustizia.

C’è chi dice addirittura che l’avvocato non convertito alla telematica non potrà che essere un avvocato analfabeta.

L’ultimo, in ordine di tempo, tassello normativo, con cui gli studi legali devono fare i conti, è il provvedimento 16 aprile 2014, che ha dettato le specifiche tecniche previste del processo civile telematico (pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale n. 99 del 30-4-2014). Ma in concreto che cosa fa l’avvocato telematico? Innanzi tutto accede ai registri di cancelleria e ai fascicoli e dal suo computer può consultare l’agenda del processo e leggere gli atti depositati. In secondo luogo riceve comunicazioni tramite pec (posta elettronica certificata) ed effettua notifiche tramite pec. In terzo luogo deposita atti e documenti in via telematica. Infine si avvale di tutti i servizi della società dell’informazione: ad esempio consulta banche dati online oppure paga in rete le spese di giustizia (contributo unificato, marche), ecc. Vediamo alcune istruzioni per l’uso per gli avvocati.

LARGO ALLA TELEMATICA

Partiamo dal deposito telematico di atti e documenti. È la parte più innovativa e che preoccupa di più. Dal 30 giugno 2014 diventa obbligatorio inviare atti e documenti tramite posta elettronica certificata. Bisogna tuttavia distinguere tra valore legale del documento informatico e obbligo di invio telematico. L’avvocato deve, quindi, informarsi se l’obbligo di invio copre tutti i casi in cui l’atto informatico ha valore legale. In alcuni tribunali l’obbligo di invio riguarda tutti gli atti o quelli successivi alla costituzione in giudizio. Nel secondo caso, facendo l’esempio del contenzioso civile ordinario, l’atto di citazione o la comparsa di risposta continuano a essere cartacei, mentre gli atti successivi (memorie istruttorie e comparse conclusionali) diventano atti informatici, soggetti a obbligo di deposito telematico.

ATTI

Le regole tecniche prevedono che gli atti siano elaborati in formato pdf selezionabile, e quindi frutto di conversione di file di videoscrittura. Non vanno bene, quindi, gli atti passati nello scanner. L’atto non deve contenere elementi attivi (la normativa dovrebbe fare riferimento a link interni al testo, che sono vietati) e deve essere firmato con firma digitale.

PROCURA

La procura alle liti cambia volto. Si potrà fare in due modi: o un originale informatico con firma digitale sia del cliente sia dell’avvocato; oppure una procura in originale cartaceo, con sottoscrizioni autografe, scannerizzato e conseguente file autenticato dall’avvocato con firma digitale. In questo secondo caso è meglio che la procura sia specifica (indicazione del procedimento per il quale è rilasciato) ed è necessario che sia scrupolosamente conservata nel fascicolo della pratica presso lo studio dell’avvocato.

DOCUMENTI

I documenti da depositare vanno digitalizzati. Per i documenti vanno bene diversi formati pdf, tiff, jpg. Bisogna, però, fare attenzione alla dimensione, poiché vi è il limite di 30 Mb per ogni busta inviata telematicamente. Il legale deve considerare che vanno bene anche formati compressi.

FIRMA DIGITALE

Per la firma digitale si usano smart card o pen drive contenenti il relativo certificato. L’avvocato deve fare attenzione alla scadenza del certificato, perché l’atto ha e conserva il valore legale se si dimostra che al momento della sottoscrizione la firma digitale è o era assistita da certificato valido. Quindi se il legale ha firmato digitalmente un atto con firma, il cui certificato sia successivamente scaduto, può stare tranquillo se, come capita sempre, può dimostrare di avere inviato l’atto stesso con posta elettronica certificata.

È possibile disporre di più di un certificato di firma digitale Sarà anzi opportuno in modo da evitare che eventuali malfunzionamenti impediscano di sottoscrivere l’atto Altro accorgimento a carico dell’avvocato è la attenta conservazione del dispositivo della firma digitale. Come per il bancomat, il pin non deve essere conservato insieme alla card o alla chiavetta. La normativa prevede infatti che l’utilizzo del dispositivo di firma elettronica qualificata o digitale si presume riconducibile al titolare, salvo che questi dia prova contraria

DEPOSITO

L’avvocato deve inviare gli atti al tribunale solo dall’indirizzo di posta elettronica certificata indicata dal professionista al consiglio dell’ordine. E bisogna fare attenzione all’orario dell’avvenuto deposito: se è successivo alle ore 14, il deposito sarà posticipato al giorno successivo. Va, quindi, considerata, allo stato, con molta prudenza, una sentenza che considera valido per il deposito in giornata anche quello per cui il sistema comunica l’avvenuto deposito in orario successivo alle 14.

COMUNICAZIONI DAL TRIBUNALE

Le comunicazioni del tribunale sono inviate all’avvocato solo con la posta elettronica certificata. L’avvocato deve, quindi, controllare capienza della casella: se si riempie le comunicazioni non arrivano più e l’avvocato non può che prendersela con se stesso. Viene, però, pubblicato un avviso di avvenuta comunicazione in un calderone nel portale internet del tribunale (tecnicamente punto di accesso) e sarà onere dell’avvocato andare a recuperarsele.

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