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La sindrome della «copia conoscenza» che non ci salverà mai dalle email

Nel giugno 2010, davanti a una platea attenta, Sheryl Sandberg, numero due di Facebook, pronunciò l’estrema unzione per le email: «Se volete sapere cosa le persone faranno domani — affermò durante la Conferenza Nielsen 360 una delle donne più potenti del mondo — dovete guardare cosa stanno facendo i teenager oggi, e il loro comportamento mi fa dire che probabilmente le email non esisteranno più».
Da quando è nato quaranta anni fa, il servizio di posta elettronica viene periodicamente considerato in declino, come se ogni nuova modalità di comunicazione — dagli sms alle immagini di Snapchat che si distruggono in pochi secondi — rappresentasse il nuovo media pronto a cannibalizzarlo.
Nel caso di Sandberg, l’osservazione si basava sull’osservazione dei più piccoli ma anche sulle esigenze del mondo delle aziende: a differenza degli indirizzi di posta elettronica, gli account dei social network sono molto più facili da individuare attraverso una semplice ricerca su Google. Questo significa che, grazie a Facebook e Twitter, si possono raggiungere personalmente possibili nuovi clienti.
Eppure, secondo il Financial Times , sarebbe proprio il mondo aziendale a mantenere in crescita il business della posta elettronica: su 182 miliardi di email scambiate ogni giorno nel mondo nel 2013 — dati Radicati Group — più di 100 riguardano comunicazioni di lavoro. Per il quotidiano economico-finanziario, alla base dell’esplosione dei volumi di posta elettronica ci sarebbero tre indiziati: l’enorme quantità di spam che infesta ogni giorno gli indirizzi aziendali; l’utilizzo che i social network fanno delle mail, notificando nella nostra casella qualsiasi like e retweet; e la funzione del copia-conoscenza. Quest’ultimo indica la pratica, molto diffusa nelle compagnie gerarchizzate, di inoltrare comunicazioni non solo ai diretti interessati ma anche ai vertici. «Più avanzi nella carriera, più aumentano le mail in cui vieni messo in copia-conoscenza», ha dichiarato al Ft Anna Marie Detert di Kpmg. Proprio a causa dell’insidioso meccanismo, molti manager avanzati di grado rischiano così di ritrovarsi nuovamente a gestire problematiche che appartengono a livelli inferiori.
Se si considera quanto tempo perdiamo nel rispondere alle mail — quasi un terzo della settimana lavorativa secondo McKinsey —, è ovvio che più che un’opportunità, razionalizzare l’utilizzo della posta elettronica è una necessità per le imprese. Molte lo hanno capito da tempo. Nel 2011 Thierry Breton, amministratore delegato del provider tecnologico Atos, lanciò la campagna «zero email» con l’obiettivo di azzerare il traffico interno di posta entro il 2013 implementando i servizi di social network aziendali. Un obiettivo raggiunto in parte, con la riduzione del volume di posta del 60%. Secondo Breton, la campagna ha portato tuttavia a risultati ottimali sul piano della collaborazione e del patrimonio di conoscenza aziendale che, invece di disperdersi in diverse email, troverebbe nelle piattaforme aziendali un contenitore sicuro.

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