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Indagini per conto degli studi, quando lo 007 affianca il legale

Altro che tenente Colombo. Le investigazioni esistono ancora, ma sono sempre più sofisticate e legate all’utilizzo delle nuove tecnologie.

Gli studi legali lo sanno e per questo sono bene attrezzati. Programmi informatici ad hoc li aiutano a svolgere indagini approfondite, ma nei casi in cui i loro clienti abbiano bisogno di esplorazioni più complesse, le law firm sono pronte a rivolgersi a società specializzate nel settore.

Procedimenti penali, civili e del lavoro, sono questi i casi in cui più spesso l’avvocato ha bisogno del supporto di un investigatore professionista.

Da Allen & Overy normalmente le attività investigative sono svolte a seguito di specifiche richieste dei clienti, collegate, sostanzialmente, alle seguenti aree di rischio, spiega il partner Massimo Greco: «procedimenti penali, procedimenti civili (tanto italiani, quanto c.d. «cross border»),indagini da parte di autorità amministrative indipendenti (ad es. Consob, Banca d’Italia o, a livello internazionale, FCA, la «Consob» inglese)».

Una volta individuata, in termini generali, l’area di rischio, viene costituito un team di lavoro che insieme al cliente», continua Greco, «identifica preliminarmente gli strumenti di indagine necessari; normalmente si tratta procedere ad estensiva revisione di documenti (ad esempio corrispondenza, anche elettronica, attraverso l’analisi dei file archiviati dal cliente e alla luce di specifiche «parole chiave», collegate alla relativa area di indagine), nonché colloqui con i soggetti coinvolti all’interno della struttura organizzativa del cliente.

In relazione all’attività di revisione dei documenti, lo studio si avvale, tra l’altro, «di uno strumento informatico chiamato «Caseroom» che consente al team di lavoro di analizzare e catalogare tutti i documenti individuati con estrema precisione e rapidità, questo sistema informatico consente una maggiore rapidità e accessibilità rispetto alla tradizionale analisi cartacea, che, anche a fronte del numero veramente consistente di documenti che spesso si incontrano, non sarebbe neppure realizzabile, se non i tempi lunghissimi», conclude Greco.

Nei casi in cui sia necessario, Allen & Overy si avvale altresì di specifici consulenti esterni, coordinati dallo studio, al fine, in particolare di procedere al recupero di dati informatici che, ad esempio, sono manomessi o cancellati.

Alla fine, a fronte delle risultanze dei suddetti processi di revisione, viene redatto un report di dettaglio che sostanzialmente: ricostruisce gli eventi storici, fornisce una sintesi dei documenti-testimonianze chiave in relazione all’indagine ed evidenzia le aree di forza o di debolezza della posizione del cliente e dei suoi dipendenti.

Nel mondo del diritto del lavoro, «quando si affronta l’ipotesi di illecito ai danni dell’azienda, è importante eseguire verifiche rigorose e limitate, sin dal principio», sottolinea Paola Pucci, partner di Toffoletto De Luca Tamajo e Soci.

Pertanto, secondo l’avvocato «il coinvolgimento di un terzo abilitato (l’investigatore) è un passaggio e una garanzia, necessaria allo svolgimento delle operazioni. L’incarico va redatto in modo oggettivo e non deve mai essere un pretesto per valutare la prestazione lavorativa: l’investigazione deve riguardare la verifica di illeciti, di cui già si ha il sospetto circostanziato.

Lo studio, d’accordo con il cliente, individua l’investigatore, redige la lettera d’incarico, e segue da vicino le fasi dell’investigazione, con particolare attenzione al futuro, ed eventuale, utilizzo, in giudizio, del materiale».

La maggior parte delle investigazioni riguarda la verifica di illeciti e la protezione del patrimonio aziendale. Pertanto, spiega Pucci «le verifiche sono tanto di tipo informatico, che di tipo diretto, e vengono modellate sull’ipotesi di illecito a seconda delle situazioni».

Riguardo al coinvolgimento di un terzo, nello specifico un’agenzia investigativa registrata e abilitata, a seguito di uno specifico e circostanziato incarico formale, secondo la partner dello studio Toffoletto, «garantisce i confini dell’investigazione, certifica i processi e può fornire, anche in un secondo tempo, la prova del fatto che il trattamento delle informazioni è stato necessario, limitato e«non eccedente» come prescritto dalla normativa sulla privacy».

Per quanto riguarda il lato economico dell’operazione, l’incarico all’agenzia investigativa, a differenza di quello per le indagini difensive in ambito penale, è dato direttamente dalla società all’agenzia, l’avvocato è un consulente e, spesso, un tramite.

Restando sempre nell”ambito del diritto del lavoro, anche Massimo Compagnino, socio dello studio Lupi&Associati, ammette di affidarsi ad agenzie specializzate quando si tratta di portare avanti indagini approfondite e spiega che le ricerche di solito sono di due tipi: «1) ricerca di beni da pignorare per conto di creditori. Questa si svolge principalmente su banche dati pubbliche ed informazioni assunte in loco. 2) Verifica di infedeltà di dipendenti e collaboratori per conto di aziende tramite osservazione dinamica (attività in concorrenza, false malattie etc). L’attività di investigazione del secondo tipo nasce sempre da un sospetto che il cliente chiede di poter confermare. Sospetto che è generato dallo scarso rendimento oppure da confidenze ricevute da terzi o altri dipendenti. La maggioranza delle volte il pedinamento conferma il sospetto».

Riguardo all’investimento dello studio in questo tipo di attività l’avvocato Compagnino calcola che «mediamente il 10% dei costi del nostro studio legale è impiegato in queste attività. Tuttavia queste spese sono sempre addebitate al cliente on top sul valore delle competenze legali».

Sull’argomento il partner di Lupi&Associati sottolinea che «l’aspetto più interessante della materia è dato dal fatto che comunemente si pensa che i controlli tramite pedinamento siano per definizione illegittimi ed inutilizzabili in giudizio. In realtà è vero il contrario: se i controlli sono necessari per verificare un motivato sospetto dell’azienda e vengono utilizzati con le modalità il meno invasive possibile, è pacifico che si possano fare ed utilizzare in Tribunale».

Nell’ambito delle indagini difensive svolte dallo studio legale Ghedini Longo, che si occupa unicamente di processi penali, «sono prevalenti quelle di assunzione di informazioni da persone in grado di riferire circostanze utili in relazione all’art. 391 bis c.p.p.. In tale evenienza è il difensore che assume direttamente le informazioni ma ci avvaliamo della collaborazione di società di investigazioneper la verbalizzazione, per la registrazione integrale del colloquioepoi per la integrale trascrizione», ha spiegato ad Affari Legali l’avvocato Paola Rubini.

«In alternativa», continua la penalista, «ci rivolgiamo a società diinvestigazioneper attività di pedinamento, statico o dinamico o per acquisire notizie sulle persone o per ricostruire la dinamica di un fatto. Lostudiosi rivolge sempre a società diinvestigazione di primaria importanzae di indiscutibile serietà professionale». Quanto alla percentuale investita nelle indagini difensive, Rubini ha spiegato che questo dipende dalla tipologia del procedimento, sottolineando che «da tenere presenteèche a termini di codice deontologico per le indagini difensive, il difensore, fin dall’assunzione del mandato, ha il dovere di valutare l’opportunità di svolgere indagini difensive. Nonèquindi una regolaela valutazione di opportunitàèlasciata al prudente apprezzamento del difensore».

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