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Il sindaco può fare controlli da solo

Controlli e ispezioni ammessi anche in via autonoma da parte del singolo sindaco, a condizione però che vengano tempestivamente informati gli altri membri del collegio sindacale. È questa una delle raccomandazioni contenuta nelle norme di comportamento per le società non quotate (norma 5.1) pubblicate in via definitiva dal Cndcec lo scorso 17 settembre 2015 e in vigore dal prossimo 30 settembre, già commentate su questo giornale in relazione alla dichiarazione di trasparenza sugli incarichi in essere (norma 1.2) e alla congruità del compenso dei nuovi sindaci rispetto agli uscenti (norma 1.5) (si veda il Sole 24 Ore del 18 settembre).
Il Codice civile riconosce al collegio sindacale specifici poteri di verifica e di acquisizione di informazioni, per poter svolgere al meglio la sua funzione di organo di controllo. È fondamentale la lorovigilanza periodica sul corretto funzionamento della società e il confronto con gli altri soggetti che, per previsione statutaria, o disposizione di legge, svolgono funzioni di gestione e controllo. In particolare, anche per il tramite di propri ausiliari che operano sotto la sua responsabilità, il collegio sindacale può:
procedere ad atti di ispezione e controllo;
chiedere informazioni e notizie agli amministratori;
acquisire informazioni dal soggetto incaricato della revisione legale;
chiedere informazioni e notizie all’organismo di controllo interno e all’organismo di vigilanza, se preposti.
Le norme di comportamento appena varate dal Cndcec forniscono importanti suggerimenti in proposito. Vediamone i punti proncipali.
Atti di ispezione e controllo
L’articolo 2403-bis del Codice civile prevede che i sindaci, anche in forma individuale, possano procedere ad atti di ispezione e controllo avvalendosi di propri dipendenti e di ausiliari, senza alcun limite o restrizione. Tali poteri sono esercitati, di norma, in via collegiale. Tuttavia, secondo quanto suggerito dalla norma di comportamento 5.1 del Cndcec, se un sindaco ritiene di procedere autonomamente è opportuno che solleciti preventivamente una deliberazione collegiale in merito. Conseguentemente, il sindaco dovrebbe attivarsi solo in via sussidiaria, ossia in caso di deliberazione difforme, in caso di impossibilità di convocazione, o di impossibilità a deliberare da parte del collegio, oppure nei casi di indifferibile urgenza. È bene precisare che gli atti di ispezione e di controllo effettuati dal collegio devono essere sempre oggetto di apposita verbalizzazione e che il verbale va trascritto nel libro delle adunanze e delle deliberazioni del collegio sindacale e sottoscritto dagli intervenuti.
Il rapporto con il cda
Secondo quanto previsto dagli articoli 2381 e 2405 del Codice civile, il collegio sindacale può richiedere agli amministratori notizie sull’andamento delle operazioni sociali, o su determinati affari, anche con riguardo alle società controllate. Le informazioni richieste possono essere rilasciate per iscritto dagli stessi, con un rapporto specifico, oppure verbalmente. In quest’ultimo caso è opportuno che il collegio sindacale comunichi agli amministratori il proprio verbale, in cui vengono riepilogati i dati e le informazioni ricevute, chiedendo conferma del contenuto. Il verbale va trascritto nel libro delle adunanze e delle deliberazioni del collegio sindacale e sottoscritto dagli intervenuti.
Scambi con il revisore legale
Gli articoli 2403-bis e 2409-septies del Codice civile prevedono che il collegio sindacale possa scambiare periodicamente dati e informazioni con l’incaricato della revisione legale, se nominato, per l’espletamento dei rispettivi compiti. Le informazioni acquisite, le richieste formulate e le risposte, anche se negative, vanno verbalizzate nel libro delle adunanze e delle deliberazioni del collegio sindacale. In particolare, nel verbale vanno trascritti i dati e le informazioni ricevuti e quelli comunicati allo stesso revisore; l’inesistenza di dati e di informazioni specificatamente richiesti all’incaricato della revisione legale cui non sia seguita la dovuta comunicazione, nonchè la mancata comunicazione di dati o di informazione richiesti da parte dell’incaricato della revisione legale.
Controllo interno
L’articolo 2403 del Codice civile prevede che il collegio sindacale possa acquisire informazioni relative al sistema di controllo interno e al suo concreto funzionamento direttamente dal soggetto preposto, ove presente, stabilendo termini e modalità per lo scambio delle notizie.
Infine, in presenza di un organismo di vigilanza non formato neanche in parte dagli stessi sindaci, il collegio può acquisire informazioni sull’osservanza e l’adeguatezza del modello 231 adottato dalla società. Se la società non avesse ancora adottato un modello organizzativo, il collegio ne può sollecitare l’adozione.

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