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Il modello «231» si allinea alla legge anticorruzione

Modelli organizzativi 231 al restyling. I nuovi reati introdotti dalla legge anticorruzione (190/2012) in vigore dallo scorso 28 novembre rendono necessario un adeguamento in tempi rapidi per garantire la non imputabilità della responsabilità della società in caso di illeciti commessi dai soggetti in posizione apicale e/o da loro sottoposti.
Aggiornamento e adeguamento del modello risultano più efficaci quanto più sono tempestivi. Poi, una volta aggiornato, il modello deve comunque essere approvato dal consiglio di amministrazione o dall’amministratore unico.
Inoltre le società e gli organismi di vigilanza (OdV) sono chiamati a organizzarsi per rendere operative tali modifiche e a fare in modo che non siano solo formali. La chiave di volta è proprio questa: il modello va seguito passo dopo passo da un organismo di vigilanza che ne suggerisca – nel modo più rigoroso – le necessarie modifiche e integrazioni.
Tempi serrati
Ma vediamo nel dettaglio. Devono accelerare i tempi di adeguamento in particolar modo le società che, per la loro attività, hanno numerosi contatti con uffici della pubblica amministrazione. In tal caso, infatti, è quanto mai opportuno svolgere periodicamente l’analisi dei processi aziendali (volta a rilevare l’adeguatezza del sistema di controllo interno) e il risk management ossia la misurazione e gestione del rischio. Attività che consentono di individuare e analizzare i processi e le attività in cui è più elevata la probabilità che vengano commessi i reati sanzionati dal Dlgs 231/2001.
L’aggiornamento del modello richiede, infatti, l’identificazione delle aree a rischio per la commissione dei reati già contemplati dal modello o di quelli introdotti dalle nuove disposizioni. Dopo questa fase, occorre operare una valutazione del rischio per arrivare a delineare le esigenze di adeguamento procedurale o previsione ex novo dei protocolli di controllo al fine di mitigare e/o eliminare il rischio della commissione del reato. Tutti gli adeguamenti devono essere evidenziati in ogni singolo documento che costituisce il modello organizzativo.
Il rafforzamento
Il rafforzamento del modello a reati già contemplati da tempo richiede l’acquisizione e l’analisi della documentazione aziendale. Proviamo a sintetizzare i passaggi.
– Gli organismi preposti devono acquisire i manuali e i modelli di gestione dei rischi, le procedure, le autorizzazioni, il sistema di deleghe.
– È opportuno svolgere interviste con i referenti aziendali competenti a seconda dei rischi di reato da aggiornare, stilare una mappatura delle attività a rischio ed effettuarne una valutazione della rilevanza.
– Va formalizzato e condiviso un documento che riepiloghi gli esiti dell’analisi del rischio ed effettui la revisione e l’aggiornamento del codice etico, della parte generale e della parte speciale del modello (ed eventualmente l’integrazione del disposizioni interne all’azienda). In particolare, il modello di organizzazione gestione e controllo (Mog) deve essere aggiornato in tutti i documenti che lo compongono: codice di comportamento, Mog-parte generale, Mog-parte speciale, Mog-sistema sanzionatorio, mappatura delle aree di rischio e protocolli operativi.
– Infine, occorre effettuare un’integrazione dei flussi informativi e l’aggiornamento del piano di audit, nonché programmare la condivisione della documentazione aggiornata all’interno della società per farla conoscere a tutti i dipendenti.
Come procedere, invece, per le nuove fattispecie di reato? L’adeguamento non si può limitare alla mera introduzione dei nuovi reati presupposto nella parte speciale, ma deve coinvolgere, preliminarmente, tutte quelle fasi, antecedenti e necessarie, volte alla realizzazione dei modelli, seppur limitatamente alle forme di illeciti appena previste dall’ordinamento.
I punti in comune
A fattor comune (tanto in caso di aggiornamento di reati già contemplati dal modello esistente quanto di adeguamento a quelli introdotti da nuove disposizioni), è necessario effettuare una ricognizione delle funzioni apicali e strategiche, individuando i soggetti che – in base al ruolo, alla funzione e alla responsabilità – hanno una conoscenza e/o risultano coinvolti nelle aree/attività sensibili. Ma serve anche una mappatura dei processi aziendali, con particolare attenzione alla struttura dei controlli e delle fattispecie legali presenti nella storia della società.
L’ultima fase propedeutica all’aggiornamento del modello organizzativo è l’analisi della probabilità che vengano commessi i reati, l’impatto dell’evento e il conseguente piano di contenimento del rischio con il potenziamento dei controlli.

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