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Gli studi sotto la lente della Gdf

La Guardia di Finanza accerterà, in primo luogo, come i programmi di contabilità siano in grado di rilevare i pagamenti in contanti ultrasoglia, poi selezionerà, tra un campione di clienti, un congruo numero di operazioni commerciali e finanziarie di importo elevato, rispetto alle quali saranno verificate le modalità di pagamento.

Una specifica attenzione sarà, inoltre, dedicata dai militari del corpo, al registro antiriciclaggio per la tenuta del quale oltre che al dlgs 231/07 sarà necessario fare riferimento al provvedimento Uic 24 febbraio 2006.

È quanto si legge nella scheda normativa e modulo operativo n. 6, predisposto dal Comando generale della Guardia di finanza (III Reparto operazioni- Ufficio tutela economia e sicurezza) in merito ai controlli degli studi legali e contabili. La scheda normativa è allegata alla Circolare n. 83607 del 19/3/12 relativa all’attività della Gdf a tutela del Mercato dei capitali.

Le verifiche sulle infrazioni ex art. 49 dlgs 231/07

Per quanto riguarda la verifica della correttezza degli adempimenti di comunicazione delle infrazioni al Mef, nei casi di violazioni per transazioni oltresoglia, le istruzioni della Gdf prevedono, innanzitutto l’analisi della procedura di rilevazione delle infrazioni adottata dal professionista ispezionato. In pratica ciò che sarà vagliato attiene, nella stragrande maggioranza, al funzionamento del software contabile-gestionale dello studio, che dovrebbe essere idoneamente dotato di funzioni e procedure atte a rilevare ed evidenziare le operazioni che, nella fase della loro registrazione, manifestino infrazione all’art. 49 del dlgs 231/07. Nel caso di operazioni diverse da quelle meramente contabili (per esempio redazione di contratti) sarà, invece, il professionista a dover dimostrare gli accorgimenti adottati ai fini dell’individuazione delle irregolarità.

Altri accertamenti possono, inoltre, essere svolti mediante la disamina delle registrazioni operate sulle scritture contabili obbligatorie, individuando tra un campione di clienti un congruo numero di operazioni commerciali e finanziarie, d’importo elevato, rispetto alle quali verificare le modalità di pagamento. In particolare, ciò che sarà oggetto di riscontri nelle scritture contabili obbligatorie (se in regime ordinario) sono:

– la movimentazione di denaro contante, libretti e titoli al portatore (anche in valuta estera) per un valore, anche frazionato, complessivamente pari o superiore a 1.000 euro, senza avvalersi di banche o Poste;

– l’emissione di assegni per importi pari o superiori a 1.000 euro, senza recare l’indicazione del nome o della ragione sociale del beneficiario e la clausola di non trasferibilità;

– l’emissione di assegni all’ordine del traente, non girati unicamente per l’incasso alla banca o a Poste Italiane spa.

In tutti questi casi, infatti, la Gdf verificherà l’avvenuta rilevazione dell’infrazione e la conseguente trasmissione da parte del professionista nei termini di legge (30 giorni dalla data di acquisizione della notizia di infrazione), della prevista informativa alla competente ragioneria territoriale dello stato.

I controlli sul registro antiriciclaggio

Nell’allegato della circolare, ampio spazio viene dedicato al registro antiriciclaggio. Per la verifica della corretta tenuta dello stesso, nel caso di adozione dell’archivio informatizzato, i militari richiederanno una stampa analitica delle registrazioni effettuate dal professionista ispezionato, nel periodo oggetto di controllo.

Sul tema è opportunamente ricordato che, circa le modalità di registrazione per i professionisti e revisori contabili, secondo l’art. 38, comma 7, del dlgs 231/07, il ministero della giustizia debba emanare le disposizioni applicative del citato decreto, per cui oltre alle previsioni dello stesso si dovrà tener conto del provvedimento Uic 24 febbraio 2006. Tutto ciò anche sulla base della circolare Mef n. 125367 del 19/12/2007, che ritiene ancora applicabili le regole indicate nel citato provvedimento Uic, in quanto compatibili con il dlgs 231/07. In conseguenza di quanto sopra, ad avviso delle fiamme gialle, secondo l’art. 36, comma 2, del dlgs 231/07 e l’art. 1, parte III del provvedimento Uic, sarebbero da registrare in archivio le informazioni riportate nella tabella che segue.

In merito alle prestazioni professionali viene, poi, precisato che, in base al provvedimento Uic del 24/2/2006:

– gli avvocati e i notai procedono alla registrazione delle prestazioni, sia quando le eseguono in nome o per conto del cliente, sia allorché esse consistano in attività di assistenza nella loro progettazione e realizzazione;

– per le prestazioni professionali consistenti nella tenuta della contabilità, di paghe e contributi, nella revisione contabile e nell’esecuzione di adempimenti in materia di lavoro, previdenza e assistenza è oggetto di registrazione solo il conferimento dell’incarico. Per tali incarichi e adempimenti, l’obbligo di registrazione e conservazione non si applica ai singoli movimenti contabili o alle singole operazioni in cui essi si esplicano;

– qualora il conferimento dell’incarico è compiuto congiuntamente da più clienti, gli obblighi di registrazione e conservazione dei dati devono essere assolti nei confronti di ciascuno di essi;

– qualora dalla prestazione professionale siano stati incaricati congiuntamente più professionisti, anche del medesimo studio, ciascuno deve procedere alla registrazione.

Nella circolare viene, tuttavia, ricordato che gli adempimenti di registrazione e conservazione dei dati non vanno osservati per lo svolgimento della mera attività di redazione e/o di trasmissione delle dichiarazione derivanti da obblighi fiscali e degli adempimenti in materia di amministrazione del personale, ai sensi dell’art. 12, comma 3, dlgs 231/07 (si rammenta, a partire dal 29/12/2009).

In merito alla tempistica della registrazione, per i professionisti economici, la circolare evidenzia che l’articolo 38, comma 1-bis, del dlgs 231/07 preveda un termine (di 30 giorni) decorrente dall’accettazione dell’incarico professionale, dall’eventuale conoscenza di successive ulteriori informazioni o dal termine della prestazione professionale.

A riguardo, la Gdf evidenzia che, in assenza di un chiarimento ufficiale, il professionista utilizzerà il criterio dell’accettazione allorquando si riterrà in possesso delle dovute informazioni, mentre sposterà in avanti i termini della registrazione qualora preveda di venire a conoscenza di ulteriori dettagli in momenti successivi.

Nella istruzioni operative, inoltre, si precisa che nel caso di prestazioni con tempistica non definibile a priori, ovvero quando si tratti di una esecuzione continuativa nel tempo, il cui termine è incerto e aperto, il professionista potrebbe anche attendere la conclusione della stessa per eseguire la registrazione, anche se correttamente la circolare cita dottrina orientata al fatto che il criterio del termine della prestazione, dovrebbe valere solo per quegli incarichi di durata estremamente breve (professionista che effettui una specifica singola operazione). Insomma, secondo le indicazioni operative, verrebbe riconosciuta al professionista e al revisore un’autonomia decisionale sui parametri da adottare, ampiamente discrezionale.

Sul tema, chi scrive segnala che in merito alla tenuta della contabilità, nella direzione della Gdf, si è pronunciato, in giurisprudenza, il tribunale di Chieti (sentenza n. 126 del 13 settembre 2011). Successivamente, tuttavia, va ricordato che il Cndcec con nota 11/11/2009 e il Mef con risposta ufficiale fornita a ItaliaOggi nel corso della videoconferenza del 20/5/2010, abbia chiarito che i termini di trenta giorni decorrano dalla accettazione dell’incarico. Nella stessa videoconferenza, peraltro, il Mef ha evidenziato come il professionista, chiamato a identificare il titolare effettivo in relazione all’assenza delle disposizioni applicative previste dall’art. 38, comma 7, del dlgs 231/07, non sia obbligato a trascriverne in nominativo in archivio unico ma solo a conservare tali dati nel fascicolo di studio.

Tornando alla circolare, si segnala come secondo la gdf, sembrerebbe che gli obblighi possano già essere assolti anche secondo le modalità di cui all’art. 38, pure in assenza dei criteri applicativi. Viene quindi, distinto l’archivio informatico, dal registro della clientela e chi optasse per quest’ultimo potrebbe avvalersi della possibilità di trascrivere in archivio i soli dati identificativi dei clienti (mantenendo tutti gli altri dati nel fascicolo della clientela), rendendo disponibili i dati e le informazioni registrati in tal modo, entro tre giorni dalla richiesta (art. 38, comma 4).

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