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File cancellati dopo 30 giorni

Cancellati i file delle fatture elettroniche trascorsi trenta giorni dalla scadenza del periodo di consultazione, in caso di adesione al servizio offerto dall’Agenzia delle entrate. In assenza di detta adesione, e in presenza di soggetti passivi Iva o enti non titolari di partita Iva, non qualificabili come consumatori finali, l’agenzia memorizza e rende consultabile e acquisibile il file («XML») solo fino all’avvenuto recapito, mentre in presenza di consumatori finali, non rende consultabile alcun dato concernente le fatture elettroniche ricevute. Queste le indicazioni fornite dall’Agenzia delle entrate in alcuni recenti provvedimenti, dopo l’intervento del Garante della privacy (in particolare, con il recente provvedimento 21/12/2018 n. 524526).

Preliminarmente, si ricorda che le fatture elettroniche devono essere conservate in modalità elettronica, ai sensi del comma 3, dell’art. 39 del dpr 633/1972 e del dlgs 82/2005.

Il processo di conservazione elettronica (o sostitutiva) termina con l’apposizione di un riferimento temporale opponibile a terzi sul pacchetto di archiviazione, ai sensi del comma 2, dell’art. 3 del dm 17/06/2014 e deve concludersi entro tre mesi dalla scadenza prevista per la presentazione della relativa dichiarazione dei redditi annuale. Sul punto, nell’ambito della piattaforma «Fatture e Corrispettivi», l’Agenzia ha messo a disposizione un servizio gratuito che garantisce la conservazione elettronica delle fatture, ai sensi del citato dm 17/06/2014, previa sottoscrizione di un accordo di servizio da parte del soggetto passivo Iva. Con un recente provvedimento (n. 481/2018), però, il Garante della privacy ha mosso una serie di rilievi al processo di fatturazione elettronica evidenziando, tra l’altro, che il Sistema di interscambio (SdI) non si limita alla funzione di «postino» (un po’ curioso, per la verità) dell’e-fattura, ma proceda con l’archiviazione di tutti i dati contenuti nel documento, compresi quelli la cui indicazione non è ritenuta necessaria ai fini tributari; anche l’applicazione «FatturAE» consente il salvataggio di alcuni dati non meglio identificati, in ambiente cloud.

In aggiunta, il servizio di conservazione dell’Agenzia delle entrate viola le disposizioni vigenti, stante il fatto che nel contratto di adesione sono state inserite alcune situazioni per le quali l’Amministrazione tributaria non si assume alcuna responsabilità nel caso di perdita di dati.

Pertanto, nella considerazione dei rilievi evidenziati (e di molti altri), l’Agenzia delle entrate renderà disponibile, ai fini della consultazione e della relativa acquisizione, l’intero file delle fatture elettroniche e ne effettuerà la memorizzazione solo nel caso in cui il soggetto abbia aderito espressamente al servizio di consultazione, mediante apposita funzionalità che verrà attivata, entro il 3 maggio prossimo, nell’area riservata del sito web dell’Agenzia medesima (provvedimento 524526/2018); i file delle fatture memorizzate saranno comunque cancellati entro trenta giorni dal termine del periodo di consultazione (31 dicembre, del secondo anno successivo a quello di ricezione da parte del Sistema di interscambio).

Senza l’adesione al servizio, l’Agenzia delle entrate, nel caso di soggetti passivi Iva o di enti non titolari di partita Iva, memorizza e rende consultabile e acquisibile il file «XML» soltanto fino all’avvenuto recapito e, una volta consegnata la fattura, conserva esclusivamente i dati fiscalmente rilevanti e i dati necessari a garantire il processo di fatturazione elettronica (testa e piede della singola fattura) mentre, in presenza di consumatori finali, non rende consultabile alcun dato relativo alle fatture elettroniche ricevute. L’Agenzia delle entrate (e la Guardia di finanza) può utilizzare i dati contenuti nelle fatture elettroniche, transitate nel Sistema di interscambio (SdI), per eseguire controlli incrociati con gli altri dati in possesso dell’Amministrazione finanziaria, come indicato nel provvedimento direttoriale più recente (n. 524526/2018 § 10.3), come previsti dal dm 4/08/2016, attuativo delle disposizioni contenute nel comma 5, dell’art. 1, del dlgs 127/2015.

Con il recente chiarimento, fornito nell’ambito del recente incontro con i dottori commercialisti, è stato opportunamente precisato, dalla stessa Agenzia delle entrate, che nell’esecuzione dei controlli non vi saranno discriminazioni fra utenti che hanno aderito al servizio di conservazione dell’agenzia e quelli che hanno scelto di far eseguire la conservazione dalle software house; i controlli, infatti, saranno eseguiti anche in caso di cancellazione completa del file relativo alla fatturazione elettronica, alla stessa stregua di quanto è già avvenuto con il noto «spesometro»; eppure, nel citato provvedimento direttoriale del 21 dicembre scorso (lettera h, a pag. 5) si rileva in modo estremamente chiaro («10.3 – In caso di adesione al servizio di consultazione, con conseguente memorizzazione dei file XML delle fatture elettroniche») che i controlli incrociati possono essere eseguiti soltanto nel caso in cui il contribuente abbia aderito ai servizi di consultazione e memorizzazione, sentito il Garante della privacy.

Fabrizio G. Poggiani

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