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Fatturazione elettronica. Ma anche macchinosa

Effettuare operazioni nei confronti della pubblica amministrazione richiede una numerazione separata delle fatture e l’istituzione del relativo registro delle fatture «sezionale», con i relativi risvolti in sede di liquidazione Iva. Le fatture «rifiutate» (che si considerano come «non emesse») vanno stornate mediante note di credito solo «interne» all’azienda fornitrice (quindi non inviate al Sistema di Interscambio), con problemi di tempistica che si riversano anche in sede di liquidazione e relativi flussi di cassa. Ad esempio, un fornitore che ha la liquidazione Iva «mensile» rischia di versare l’imposta di una fattura elettronica inviata, che viene rifiutata diversi giorni dopo, magari a versamento effettuato; in tal caso, il recupero dell’Iva a debito avviene con l’emissione di una nota di accredito interna, ma che finisce in liquidazione il mese successivo. Sono alcuni aspetti del ciclo di adempimenti inerenti la fatturazione elettronica nei confronti della pubblica amministrazione (e la conservazione dei documenti) con il quale stanno cominciando a fare i conti le molte aziende che già operano con le strutture maggiori della p.a., a cui moltissime si aggiungeranno dal prossimo 31 marzo 2015, quando il sistema sarà generalizzato a tutta la p.a.

Le società intermediarie. Le aziende, poi (soprattutto quelle minori), che si affidano a società intermediarie specializzate per l’emissione, la trasmissione e la conservazione delle fatture-p.a., da una parte si liberano dagli adempimenti specifici, ma dall’altro non considerano quali altri obblighi si creano. Innanzitutto, il contratto con la società intermediaria di fatto serve a nominare la società stessa come terzo che emette la (vera) fattura in nome e per conto del fornitore della p.a. Però, questa ipotesi ricade nel disposto dell’art. 21, comma 2, lettera n), del dpr 633/72, il quale richiede che la fattura contenga anche l’annotazione che la stessa è emessa, per conto del cedente o prestatore, da un terzo, appunto. Per non parlare, inoltre, dei risvolti «privacy» di tutta la filiera di incarichi e adempimenti.

La «conservazione» ai fini Iva. Quel contratto serve anche a nominare la società intermediaria come Responsabile della conservazione delle fatture, che di solito avviene effettivamente presso un’altra società, definita «gestore tecnico», che mette a disposizione della società intermediaria tutto l’apparato e le procedure tecnologiche occorrenti allo scopo. Ed è solo leggendo nei meandri del solito contratto, che si scopre che detto «gestore tecnico» è colui che di fatto conserva i documenti contabili, cosa di cui l’art. 35, comma 1, lettera d), del dpr 633/72 richiede che il fisco venga messo a conoscenza per il tramite di una «variazione dati Iva» (modelli AA7 e AA9), da presentare all’Agenzia delle entrate mediante una «comunica» telematica.

La posizione dell’Agenzia delle entrate. Alcuni pensano che comunicare al fisco tale «luogo di tenuta delle scritture» sia necessario solo quando la conservazione venga affidata all’estero, ma va considerato come la circolare 18/E/2014 ha trattato l’argomento. In tale documento di prassi l’Agenzia elenca, alla fine del paragrafo 1.5, gli adempimenti a cui è tenuto il soggetto passivo che scelga di conservare la propria documentazione presso un altro Stato. Nessuno si aspetterebbe (soprattutto coloro che non intendono conservare all’estero i propri documenti e che quindi saltano a pie’ pari il passo della circolare) che solo alla fine della lettera a) del secondo punto dell’elenco (v. ultimo rigo di pag. 13 e primo rigo di pag. 14 del documento citato) fosse precisato che con la variazione ex art. 35 si devono comunicare «gli estremi identificativi dei luoghi di giacenza fisica dei server dove sono conservati i documenti, anche se essi risiedono all’estero». Quell’«anche» conferma l’obbligo di variazione pure nel caso di conservazione in Italia. E, quindi, ecco suonare il campanello di allarme: tutti coloro che affidano la conservazione delle fatture-p.a. a un intermediario e al suo gestore tecnico, devono effettuare la variazione Iva entro 30 giorni da quando è iniziata la conservazione della prima fattura. Pena una sanzione da 516 e 2.065 euro, riducibile a 103 euro se la presentazione avviene entro 30 gg. dall’invito dell’Ufficio. L’adempimento è ravvedibile con le regole ordinarie (auto-sanzione pari a 1/10 del minimo, quindi 52 euro).

Una «semplificazione vera». Per evitare che migliaia di aziende debbano effettuare la «comunica» con la «variazione dati Iva» in questione (con i relativi costi che si aggiungono a tutti quelli che le procedure della fattura-p.a. impongono anche alle aziende più piccole), bisognerebbe che l’Agenzia considerasse che di fatto i documenti conservati dall’intermediario sono pur sempre accessibili (e stampabili) sul suo sito, da qualunque luogo sia effettuato l’eventuale controllo, primo fra tutti la sede dell’azienda fornitrice. E che una copia «tradizionale» della fattura è pur sempre in azienda, e una copia elettronica è comunque presso una pubblica amministrazione, per non parlare della copia – sempre elettronica – che è comunque presso il SdI gestito dall’Agenzia stessa.

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