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Fattura elettronica «in libertà»

Fatturazione elettronica tra operatori economici (B2B) ecco le regole. A più di un anno e mezzo dall’entrata in vigore della legge 228/2012, che ha recepito in Italia le regole europee sulla fattura elettronica, le Entrate con un’articolata circolare e con alcune risposte mirate forniscono tutte le risposte ai principali dubbi sollevati da più parti. Le soluzioni fornite, condivisibili, aprono nuovi orizzonti alla fattura elettronica e evitano problemi agli operatori che in passato hanno adottato la particolare forma di fatturazione e a tutti coloro che hanno inconsapevolmente ricevuto fatture elettroniche.
Per essere qualificata come elettronica, una fattura deve essere emessa e ricevuta in formato elettronico. Il documento di prassi chiarisce che la distinzione tra fatture elettroniche e cartacee non risiede tanto nel formato originario utilizzato per la sua creazione, quanto nel formato elettronico al momento della sua trasmissione, messa a disposizione, ricezione ed accettazione del destinatario. La trasmissione con mezzi elettronici rappresenta il discrimine per considerare o meno elettronica una fattura. A tale riguardo l’Agenzia esclude la natura elettronica per le fatture create in formato elettronico tramite software di contabilità o di elaborazione di testi, ma inviate e ricevute in formato cartaceo. Viceversa sono considerate elettroniche, le fatture create in formato cartaceo ma successivamente trasformate in documenti informatici per essere inviate e ricevute tramite canali telematici, come la posta elettronica, a condizione che rispettino i requisiti normativamente richiesti. Il ricorso ad una fattura elettronica è subordinato all’accettazione del destinatario. Massima libertà tuttavia su come il consenso deve essere manifestato: in ogni caso la decisione del destinatario non influenza in alcun modo l’obbligo dell’emittente di procedere alla conservazione elettronica della fattura in ragione di una riconosciuta asimmetria dei comportamenti (si veda articolo in pagina).
Dal momento dell’emissione al termine del periodo di conservazione sia l’emittente che il destinatario della fattura, indipendentemente uno dall’altro, devono garantirne autenticità dell’origine, integrità del contenuto e leggibilità. Per autenticità si intende la certezza dell’identità del fornitore o dell’emittente. L’integrità presuppone la non alterazione dei dati fiscali obbligatori individuati dall’articolo 21 del Dpr n. 633/1972: le Entrate hanno chiarito come la garanzia riguarda solo l’invariabilità del contenuto obbligatorio della fattura, mentre il relativo formato può essere modificato e convertito in altri formati, passando ad esempio da un word ad un xml. In questo modo, il destinatario della fattura o il prestatore di servizi, che agisce per suo conto, può adattare al proprio sistema informatico i dati elettronici. Infine, la leggibilità va intesa come possibilità di rendere il formato leggibile e comprensibile per un uomo. Non sono indicate dalla norma modalità idonee a garantire tale requisito, essendo sufficiente la disponibilità, per tutto il periodo di conservazione, di un visualizzatore adeguato ed affidabile. L’Agenzia ha chiarito come la fattura può essere resa leggibile anche solo in sede di accesso, ispezione e verifica: il contribuente è tenuto quindi a dotarsi solamente della strumentazione idonea alla leggibilità del documento.
I requisiti di autenticità ed integrità possono essere assicurati non solo attraverso l’apposizione di firma elettronica qualificata o digitale dell’emittente ovvero tramite sistemi Edi di trasmissione elettronica dei dati, ma anche utilizzando sistemi di controllo di gestione che assicurano un collegamento affidabile tra la fattura e la cessione e/o prestazione collegata ovvero ricorrendo ad altre tecnologie in grado di garantire tali requisiti. Quanto alle firme un chiarimento fondamentale riguarda il soggetto tenuto all’apposizione quando la fattura viene emessa da un terzo o dal cliente per conto del fornitore. Il documento di prassi distingue a seconda che il cedente invia un documento finale già redatto oppure un semplice flusso di dati da aggregare ai fini della compilazione della fattura. Nel primo caso l’emittente è sempre il cedente o prestatore e, di conseguenza, la firma elettronica apposta dovrà essere necessariamente la sua. Nella seconda ipotesi, emittente è invece il cliente o il soggetto terzo i quali dovranno quindi apporre la propria firma.

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