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Fattura elettronica a prova di errori

Attenti al doppio click. A 24 ore dal passaggio obbligatorio alla fattura elettronica – che da domani scatta per 46mila uffici pubblici già registrati e due milioni di loro fornitori – l’errore più comune da evitare è quello di insistere una seconda o magari anche una terza volta a inviare la stessa fattura al sistema di interscambio. 
A guardare i report dell’agenzia delle Entrate, infatti, l’invio plurimo è stata la prima causa di scarto del documento digitale in questi nove mesi di applicazione della fattura elettronica, che dal 6 giugno scorso è diventata obbligatoria nei rapporti con le amministrazioni centrali. Sulle 517mila fatture totali, infatti, sono 187mila (il 36%) quelle scartate con questo codice di errore. Uno sbaglio molto comune ma anche di scarso impatto: il primo click (e la prima fattura) restano validi e accettati dal sistema, tutti gli altri finiscono su un binario morto senza che né il fornitore né l’ente pubblico perdano altro tempo.
Probabile che anche da domani resti questo l’errore più comune. Ma stavolta il flusso da gestire è dieci volte maggiore:?sui 38 server messi in campo da Sogei per l’operazione, sono attesi 50milioni di file l’anno, contro i 3milioni transitati finora.
I nuovi arrivati
Da domani, 31 marzo, a ministeri, agenzie fiscali, forze dell’ordine ed enti previdenziali si aggiungono le altre amministrazioni pubbliche: Regioni, Comuni e Province, università, Asl, Camere di commercio. Ma anche autorità indipendenti, ordini professionali, enti pubblici non economici (secondo le tempistiche del Dl 66/2014, declinate dalla recente circolare 1/2015 Economia-Pubblica amministrazione). Ogni ente può registrare diversi uffici, ognuno con un proprio codice Ipa (Indice informatico delle pubbliche amministrazioni). E il numero delle amministrazioni corse ad accreditarsi sta crescendo a ritmi sostenuti: erano 42mila al 17 marzo, sono oltre 46mila (si veda il grafico a fianco) al 26 marzo. Secondo l’ultimo monitoraggio effettuato dall’Agid giovedì scorso, le amministrazioni ancora non accreditate in Ipa è minimo: ne mancavano all’appello solo 448 .
La risposta, dunque, c’è stata. Diverso l’approccio di ciascuna amministrazione. Ci sono enti (in particolare quelli grandi) in grado di garantire un passaggio totale fin dal debutto: il documento nasce digitale e viene lavorato in questa modalità. In altri casi, invece, la fattura elettronica una volta arrivata a destinazione riprende la forma cartacea, perché non si è in grado di assicurare l’intero processo in modalità elettronica. E questo fa venir meno in parte gli effetti della novità. «Ci vorrà un po’ di tempo per portare tutti allo stesso livello – spiega Maria Pia Giovannini, responsabile per Agid del settore della pubblica amministrazione -. Con le amministrazioni centrali è stato diverso, perché per l’80-90% potevano contare sulla piattaforma della Ragioneria generale dello Stato, che aveva già digitalizzato tutto».
Gli errori da evitare
Nei primi giorni di switch off si potrebbe ripetere il triste primato della prima fase, partita con un pesante 40% di pratiche scartate perché incomplete o errate. Ma i «rifiuti» sono in calo. Come ha spiegato ladirettrice dell’agenzia delle Entrate, Rossella Orlandi, «si è passati dal 18% di fatture scartate nel 2014 al 15,4% dei primi mesi del 2015».
Dopo l’ansia da doppio click, al secondo posto degli errori si piazzano i problemi legati al certificato di autorizzazione, mentre è più che raddoppiato da gennaio a febbraio scorso il numero di errori per «tracciato non conforme». Si tratta dell’effetto split payment: dal 2 febbraio è stata rilasciata una nuova versione del tracciato, con gli adeguamenti richiesti alle nuove regole Iva per la Pa.
A sorpresa, invece, quello che si temeva fosse l’ostacolo più arduo per i fornitori degli enti pubblici – ovvero l’individuazione del «Codice univoco ufficio», a conti fatti, non ha bloccato un gran numero di documenti: solo il 5% degli scarti è dovuto a un codice sbagliato o inesistente. Segno che gli enti pubblici hanno collaborato dando ai propri fornitori il “numeretto” del proprio ufficio. Resta invece un classico l’errore di digitazione dell’anagrafica fiscale dell’ente pubblico o del fornitore stesso. «Solo con la fattura elettronica, ad esempio, molte imprese hanno scoperto di aver trascritto male per anni il codice fiscale o la partita Iva del committente», dice Paolo Catti, direttore dell’Osservatorio fatturazione elettronica del Politecnico di Milano.
La conservazione
La scelta del sistema di conservazione è «un nodo decisivo che le imprese devono affrontare subito – secondo Catti -. Meglio un unico conservatore per ritrovare più facilmente documenti che devono essere ritrovabili dopo dieci anni».
Secondo Maria Pia Giovannini le preoccupazioni – legate soprattutto a un aumento dei costi – indotte dalla conservazione non sono fondate. «Si tratta – spiega – di cambiare mentalità: oggi le fatture cartacee si archiviano in un modo, domani quelle elettroniche dovranno essere conservate con altre modalità. Fondamentale è garantire l’integrità del documento. Sono già stati accreditati i primi 19 soggetti a cui le Pa devono rivolgersi per conservare le loro fatture. Per i privati non c’è obbligo, possono scegliere all’interno di un mercato che si va formando».
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