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D’obbligo inviare informazioni ai sindaci prima dei cda

I sindaci devono essere informati in merito alle questioni all’ordine del giorno anteriormente al cda. Tale informativa dovrà essere inviata al collegio sindacale e agli altri amministratori dal presidente del consiglio di amministrazione. Nel caso di società con amministratore unico dovranno essere chieste a quest’ultimo informazioni almeno ogni sei mesi.

Sono alcune delle novità più rilevanti introdotte nelle bozze (in consultazione sul sito del Consiglio nazionale dei dottori commercialisti ed esperti contabili) delle norme di comportamento del collegio sindacale delle società non quotate in merito ai rapporti fra organo decisorio e di controllo.

La partecipazione alle riunioni del cda o del comitato esecutivo. Uno degli aspetti maggiormente problematici nell’attività di vigilanza del collegio sindacale riguarda la circostanza che su alcuni punti all’ordine del giorno del cda non siano portate in consiglio di amministrazione le giuste informazioni tecniche a supporto delle decisioni da intraprendere.

Al fine di consentire una consapevole e proattiva partecipazione è necessario, in primo luogo che tutti i sindaci vengano regolarmente convocati e partecipino alle riunioni del consiglio di amministrazione e del comitato esecutivo. In assenza di regolare convocazione del collegio sindacale, la deliberazione potrebbe essere dichiarata invalida.

In merito, nella rinnovata norma di comportamento 4.3, al fine di consentire ai sindaci di esercitare le proprie funzioni di vigilanza e controllo, si prevede come sia necessario che adeguate informazioni vengano fornite dal presidente del cda, sia ai consiglieri di amministrazione sia ai membri del collegio sindacale. A riguardo, si legge nei criteri applicativi, appare opportuno che i sindaci, anche individualmente, chiedano che il presidente del consiglio di amministrazione invii agli amministratori e al collegio sindacale la documentazione di supporto alle decisioni poste all’ordine del giorno, contestualmente all’avviso di convocazione del consiglio di amministrazione. Ciò, evidentemente, per consentire da un lato l’acquisizione dei documenti con alcuni (da 3 a 5) giorni di anticipo rispetto al cda e quindi poter partecipare allo stesso opportunamente informati e, dall’altro per consentire, sia gli amministratori che ai sindaci di chiedere eventuale documentazione aggiuntiva quando quella pervenuta appaia carente. È sempre consentito, infatti, si aggiunge nella norma, anche ai singoli sindaci richiedere al presidente e all’organo delegato ulteriori informazioni, documenti e chiarimenti, aggiuntivi rispetto a quelli loro inviati antecedentemente o contestualmente alla riunione consiliare. Ciò, in quanto, all’interno del collegio stesso possono sussistere diverse sensibilità e professionalità e quindi a ognuno deve essere consentito di richiedere le informazioni idonee ad acquisire un corretto quadro di riferimento.

In caso di rifiuto da parte del presidente ad assecondare la richiesta, i sindaci ne informano tutti i membri del consiglio di amministrazione per sollecitare l’invio documentale.

Appare altresì opportuno, se del caso, che i sindaci facciano annotare nel verbale dell’adunanza il difetto di preventiva informazione che ha impedito l’esercizio di una preventiva e contestuale vigilanza in merito agli argomenti posti all’ordine del giorno La carenza di adeguate informazioni, in seno alle decisioni del cda, incide sulla dinamica consiliare e sul conseguente processo decisionale (l’art. 2381 c.c. prevede, infatti, che il presidente provveda affinché adeguate informazioni sulle materie all’ordine del giorno vengano fornite a tutti i consiglieri) potendo investire le modalità procedurali di assunzione delle delibere e quindi la stessa legalità dell’attività gestionale. In ragione di quanto sopra i sindaci dovranno valutare se la gestione dei flussi informativi assumerà rilievo ai fini della validità della delibera.

Il verbale. Nei casi in cui il collegio ravvisi violazioni della legge o dello statuto della società ovvero dei principi di corretta amministrazione, è necessario, qualora il cda non corregga il proprio operato su richiesta dei controllori, che questi ultimi manifestino il proprio motivato dissenso o le proprie riserve e ne chiedano la relativa verbalizzazione, se necessario anche analitica. Comunque anche a ciascun sindaco, individualmente, è concesso richiedere che le proprie dichiarazioni od osservazioni siano verbalizzate.

In ogni caso, prima della trascrizione del verbale nel libro delle adunanze e deliberazioni del consiglio di amministrazione, lo stesso deve essere inviato in bozza ai singoli componenti del collegio sindacale affinché i sindaci verifichino la corretta trascrizione delle proprie dichiarazioni e degli interventi. I sindaci possono, quindi, richiedere la modificazione o l’integrazione delle trascrizioni riguardanti le proprie dichiarazioni od osservazioni se quanto verbalizzato differisce dagli interventi svolti nel corso della seduta consiliare. A riguardo, ed è questa una importante integrazione della norma, viene previsto che in ipotesi di rifiuto, da parte del presidente del consiglio di amministrazione, ad apportare le modifiche richieste, il collegio provvederà celermente a inviare apposita Pec al presidente e al segretario del consiglio di amministrazione contenenti le proprie difformi posizioni, espresse in consiglio, omesse o non risultanti dal verbale.

Le informazioni in caso di amministratore unico. La norma 4.3 è del tutto nuova, e vanta tra la sue ragioni d’essere, sia la numerosità delle società che impiegano l’amministratore unico, sia la oggettiva difficoltà che si rinviene in tali ipotesi, ad attingere quelle informazioni gestionali che, di norma si acquisiscono nei cda.

In questa situazione la norma ritiene che il collegio sindacale possa chiedere informazioni all’amministratore soprattutto in merito alle decisioni più rilevanti e ai fatti che possono essere fonte di rischi significativi per la società. Le informazioni possono essere acquisite attraverso Pec inviata dal presidente del collegio, attraverso la consultazione dell’eventuale libro delle determine (invero raramente istituito), oppure nel corso delle verifiche periodiche. In questo caso sarà opportuno che il collegio invii all’amministratore il proprio verbale o, in alternativa, ne richieda l’iscrizione all’amministratore unico in modo da dare allo stesso consapevolezza delle informazioni che sono state trasmesse al collegio e da questo acquisite. Le informazioni devono essere richieste all’amministratore unico con cadenza almeno semestrale in forma scritta. In situazioni di rischi significativi o di crisi d’impresa è opportuno che le informazioni siano assunte ogni trimestre.

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