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Contabilità digitale più semplice

di Federico Campomori

Più semplice la tenuta della contabilità digitale. La legge di conversione del decreto Sviluppo – legge 12 luglio 2011, n. 106, pubblicata sulla «Gazzetta Ufficiale» 160 del 12 luglio – ha infatti inserito nel Codice civile, con la modifica dell'articolo 2215- bis, la semplificazione di procedure e tempistiche per la tenuta in modalità informatica di libri e scritture.

Le nuove regole spostano da trimestrale ad annuale il termine entro il quale firma digitale e marca temporale devono essere apposte sulle scritture: potranno essere applicate da subito per la tenuta informatica di libro giornale, libro inventari, delle altre scritture connesse alle dimensioni dell'impresa (libro mastro, libro cassa eccetera) e dei libri sociali a partire dall'anno contabile in corso.

In base al nuovo articolo 2215-bis, gli obblighi di numerazione progressiva e vidimazione dei libri devono quindi essere assolti una volta all'anno, attraverso l'apposizione di firma digitale e di marca temporale da parte dell'imprenditore o di un delegato. Questa modalità di tenuta, alternativa a quella tradizionale su carta, presenta indubbi vantaggi in termini di semplificazione e riduzione degli oneri a carico delle imprese (tra cui l'eliminazione dei costi per la vidimazione dei libri) e garantisce parità di efficacia probatoria.

Il comma 2 dell'articolo 2215-bis definisce infatti le registrazioni contenute nei libri informatici, dalle quali è possibile effettuare riproduzioni e copie per gli usi consentiti dalla legge. L'efficacia probatoria in base agli articoli 2709 e 2710 del Codice civile è poi esplicitamente sancita comma 5. L'efficacia è tecnicamente consentita dalle procedure informatiche di apposizione di firma e marcatura elettronica: la firma digitale garantisce provenienza e immodificabilità dei dati registrati, mentre la marca temporale ne assicura una datazione certa e opponibile ai terzi. Stampa su carta e tenuta digitale sono quindi procedure alternative con lo stesso obiettivo: una volta all'anno libri e registri devono essere "cristallizzati" in modalità tali da non poter essere in alcun modo modificati. In pratica l'impresa dovrà quindi dotarsi di un sistema informatico che consenta ogni anno l'acquisizione dei dati dal gestionale, la loro conversione in un documento informatico statico non modificabile e l'apposizione di firma e marca rilasciate da un certificatore accreditato.

Il titolare del certificato di firma, in base al comma 3 dell'articolo 2215 bis, potrà essere il legale rappresentante dell'impresa oppure un altro soggetto dal medesimo appositamente delegato. Le registrazioni contenute nei documenti così memorizzati dovranno poi essere consultabili in ogni momento con i mezzi messi a disposizione dal soggetto tenutario.

L'ultimo comma dell'articolo 2215 bis, inserito ex-novo dalla legge di conversione del decreto, prevede inoltre per i documenti a rilevanza fiscale l'allineamento del termine annuale per la tenuta con quello relativo alla conservazione sostitutiva. Il coordinamento con le norme sulla conservazione sostituiva dei documenti fiscali (Dm 23 gennaio 2004) consente di avere una tempistica semplificata in merito alle procedure per la tenuta e la conservazione digitale di documenti e scritture obbligatorie ai fini civilistici. Ciò significa che le operazioni tecniche di tenuta informatica e relativa conservazione elettronica per ciascun anno contabile di riferimento avranno d'ora in avanti identiche scadenze temporali.

L'osservanza delle disposizioni consentirà la piena validità a tutti gli effetti di legge delle scritture tenute in digitale. Questa validità sarà perciò operante sia sul piano processuale (come mezzi di prova), sia ai fini della normativa fallimentare (nelle procedure concorsuali). sia ai fini tributari in merito ai quali sono integrate dalle disposizioni del Dm 23 gennaio 2004. Va infine sottolineato che è possibile passare da una modalità all'altra di tenuta e conservazione delle scritture da un periodo d'imposta al successivo: ad esempio la scelta effettuata per l'anno 2011 non vincola quella che si dovrà effettuare per il 2012.

 

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