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Assemblee, il rinvio è possibile

Ammissibile rinviare l’assemblea già convocata nel caso in cui si renda necessario evidenziare le nuove modalità di partecipazione e di voto prescelte o integrare la documentazione pre-assembleare, per indicare tutte le proposte di delibera sulle materie all’ordine del giorno. Non appare opportuno adottare, nelle srl, i metodi della consultazione o consenso espresso per iscritto quando all’assemblea è necessaria la presenza del notaio. Sono alcuni dei chiarimenti che Assonime ha fornito alle società associate in merito a una serie di questioni operative sulle nuove modalità di svolgimento delle assemblee previste dal dl n. 18/2020, il cosiddetto decreto Cura Italia. Il tutto è legato alle previsioni introdotte dall’art. 106 del dl n. 18 rubricato: «Norme in materia di svolgimento delle assemblee di società», che da un lato amplia i termini ordinari per lo svolgimento delle assemblee annuali finalizzate all’approvazione dei bilanci relativi al 2019 e dall’altro, fino al 31 luglio, consente il ricorso generalizzato a quegli strumenti che permettono ai soci l’utilizzo dei mezzi di telecomunicazione, il voto elettronico e per corrispondenza o l’utilizzo del rappresentante designato a prescindere da eventuali previsioni statutarie.

Partecipazione all’assemblea con diverse modalità: decide il cda. Spetta al consiglio di amministrazione, nei limiti definiti dal dl n. 18 e nel rispetto delle sue finalità, indicare le modalità di partecipazione all’assemblea e di espressione del diritto di voto più idonee al caso di specie. Nel decidere, il cda dovrà tener conto da un lato del quadro normativo di riferimento e, dall’altro, dell’obiettivo di limitare lo spostamento delle persone fisiche all’interno di tutto il territorio nazionale. In virtù di quanto sopra le società potranno prevedere, con l’avviso di convocazione, più di una modalità di partecipazione a distanza all’assemblea, anche cumulando tutti gli strumenti indicati nel decreto (voto per corrispondenza, partecipazione attraverso mezzi di telecomunicazione e delega al rappresentante designato). Laddove la convocazione preveda l’uso di una modalità in via esclusiva, tale esclusiva si intende riferita a modalità obbligatorie per il socio, ma non sussiste alcun impedimento al cumulo delle modalità. Le società, quindi, potranno, ammettere per i soci un’unica modalità di partecipazione o diverse modalità. Risulta altresì ammissibile prevedere modalità di partecipazione diversa all’assemblea per i soci rispetto ai membri del cda e del collegio sindacale (di norma chiamati a partecipare in audio o video conferenza).

Voto per corrispondenza e voto per delega solo dopo tutte le proposte di delibera. Nel caso di voto per corrispondenza o di voto per delega al rappresentante designato, perché lo stesso possa esse esercitato in modo pieno è necessario definire anticipatamente, rispetto alla data di espressione del voto, tutte le proposte di delibera. È da ricordare, infatti, che il ricorso a questi strumenti non impedisce all’assemblea di votare su proposte diverse o ulteriori. Nell’avviso di convocazione dovrebbe essere chiarito se sia possibile o meno formulare nuove proposte in assemblea. Qualora, come nei casi dianzi evidenziati, non sia possibile presentare proposte di delibera direttamente in assemblea, occorre valutare due aspetti essenziali: chi può presentare le proposte per le materie su cui deve deliberare l’assemblea dei soci e quali termini si devono rispettare per consentire ai soci, chiamati a votare prima, di essere adeguatamente informati sulle proposte. In merito al primo aspetto le proposte vengono principalmente dal cda, più raramente dai soci. Sotto il secondo profilo le società dovrebbero consentire la presentazione di proposte prima dell’assemblea, prevedendo modalità e tempistiche tali da assicurare l’adeguata informativa dei soci.

Rinvio dell’assemblea. Nel caso in cui l’avvio di convocazione sia stato pubblicato prima del 17 marzo (data di pubblicazione in G.U. del dl 18/2020) potrebbe essere opportuno integrare il contenuto dello stesso per indicare le nuove possibilità di partecipazione e voto da parte del socio. In questi casi, secondo Assonime, potrebbe risultare ammissibile (con valutazione caso per caso) un rinvio di qualche giorno dell’assemblea già convocata qualora il cda ritenga dover integrare la documentazione pre-assembleare per indicare tutte le proposte di delibera sulle materie all’ordine del giorno, incluse quelle proposte che normalmente vengono formulate in assemblea dai soci (numero degli amministratori, durata del mandato, ecc). Si ritiene che non sia necessario un rinvio nella misura in cui la formulazione di nuove proposte riguardi delibere conseguenti e accessorie a quelle già indicate all’ordine del giorno, purché non vengano introdotte nuove materie.

Necessaria l’indicazione del luogo fisico. Le regole ordinarie sulla tenuta delle assemblee societarie dispongono che lo statuto possa consentire l’intervento in assemblea mediante mezzi di telecomunicazione (art. 2370, comma 4, c.c.). Inoltre, che l’assemblea sia convocata in un luogo fisico (art. 2366 c.c., c. 1), che deve essere identificato all’interno del comune dove la società ha la sede se lo statuto non dispone diversamente (art. 2363 c.c., c. 1). Il che comporta, secondo Assonime, che anche l’assemblea tenuta mediante mezzi di telecomunicazione non debba essere intesa come una vera e propria assemblea virtuale sulla rete, quanto piuttosto una forma di partecipazione a distanza rispetto a un luogo fisico identificato. Da ciò consegue che anche nell’ipotesi di svolgimento dell’assemblea esclusivamente mediante mezzi di telecomunicazione, la società dovrebbe essere comunque tenuta a indicare, nell’avviso di convocazione, il luogo fisico di svolgimento dell’assemblea, in applicazione dell’art. 2366 c.c. Tale luogo andrà identificato secondo le prescrizioni normative (luogo nel comune dove la società ha la sede) o le diverse previsioni statutarie.

Chi deve essere presente nel luogo di convocazione. L’art. 106, comma 2, del dl 18 sancisce che l’assemblea possa svolgersi senza la necessità che si trovino nel medesimo luogo, ove previsti, il presidente, il segretario o il notaio. Assonime, in sintonia con la massima n. 187 del notariato di Milano, ritiene che il soggetto che è chiamato a svolgere un ruolo di verbalizzazione e cioè di documentazione dello svolgimento dei fatti e delle dichiarazioni che accadono durante la riunione (che nel caso del verbale di competenza notarile comporta anche il valore legale della pubblica certificazione), dovrà essere presente nel luogo di convocazione dell’assemblea. In quanto è chiamato a rappresentare nel documento anche il luogo di svolgimento della riunione in coerenza con l’avviso di convocazione, che dovrebbe essere il luogo dove il verbalizzante si trova fisicamente. È auspicabile procedere in tal modo anche nelle assemblee in videoconferenza, indicando quale luogo di convocazione quello in cui si trova l’ufficio del soggetto verbalizzante cioè del presidente, del segretario o del notaio.

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