Fatturazione elettronica e conservazione costituiscono due momenti del medesimo processo di dematerializzazione dei documenti aziendali. Solo di recente hanno trovato nuove regole e chiarimenti ufficiali, da un lato con la pubblicazione del decreto ministeriale 17 giugno 2014 per la conservazione dei documenti fiscali, predisposto dal Forum nazionale sulla fatturazione elettronica, e dall’altro con le istruzioni rese dall’Agenzia delle entrate con la circolare 18/E del 24 giugno 2014 in tema di fattura elettronica tra privati. Le regole per la conservazione dei documenti fiscali sono state allineate alle disposizioni del Cad (Codice dell’amministrazione digitale) e ai correlati decreti attuativi, tra cui da ultimo il decreto del presidente del Consiglio dei ministri del 3 dicembre 2013 sui sistemi di conservazione.
Le nuove disposizioni semplificano fortemente gli adempimenti richiesti per i documenti informatici a matrice fiscale, eliminando l’obbligo di completare la conservazione per le fatture elettroniche entro 15 giorni, facilitando il pagamento dell’imposta di bollo ed estendendo l’operatività delle regole anche ai documenti doganali, in precedenza espressamente esclusi dal perimetro oggettivo di riferimento.
Modalità di conservazione
La conservazione di documenti informatici, comprensivi di copie informatiche e di copie per immagine di un documento analogico, richiede l’apposizione di un riferimento temporale opponibile a terzi sul pacchetto di archiviazione. In realtà il decreto fiscale, a differenza del Cad, richiede ancora l’utilizzazione di una marca temporale a chiusura del pacchetto oggetto di conservazione. Il contenuto del pacchetto di archiviazione può essere in più file, come un lotto di fatture, e non un solo file per pacchetto. Il processo di conservazione va inoltre completato, anche per le fatture elettroniche, entro tre mesi dalla scadenza del termine di presentazione della dichiarazione annuale.
Imposta di bollo
Sui documenti informatici fiscalmente rilevanti l’imposta di bollo, ove dovuta, deve essere versata con modalità telematiche, a mezzo modello di pagamento unificato F24, in unica soluzione entro 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio. È stata così introdotta una deroga alla disciplina sul bollo di impatto molto favorevole per le imprese che potranno in questo modo assolvere all’imposta in modo puntuale e non previsionale. Le fatture elettroniche inoltre, quando assoggettate a imposta di bollo, devono contenere una specifica annotazione di assolvimento dell’imposta secondo le nuove regole del decreto ministeriale 17 giugno 2014. L’imposta di bollo sui documenti informatici non potrà quindi più essere assolta virtualmente. La novità impatta anche sul tracciato record della fattura elettronica verso le pubbliche amministrazioni che, infatti, i competenti uffici stanno modificando eliminando l’indicazione degli estremi dell’autorizzazione ottenuta per l’assolvimento del bollo in modo virtuale.
Decorrenza
Le nuove regole fiscali sono in vigore dal 27 giugno 2014, giorno successivo alla pubblicazione del provvedimento sulla «Gazzetta Ufficiale». Le disposizioni abrogate, contenute nel decreto 23 gennaio 2004, continuano a trovare applicazione solo ai documenti già conservati alla data di entrata in vigore del nuovo decreto. Questa prescrizione renderà probabilmente necessario procedere comunque alla trasmissione dell’archivio all’agenzia delle Entrate per i documenti conservati con le previgenti regole (sul punto probabilmente le istruzioni della prossima dichiarazione dei redditi ci spiegheranno come fare, in quanto la prossima dichiarazione prevederà una specifica comunicazione). Il nuovo regolamento richiama infine espressamente il Dpcm 3 dicembre 2013 sui sistemi di conservazione. L’adeguamento alle nuove regole tecniche attuative del Cad può essere effettuato, per i sistemi di conservazione già esistenti, entro l’11 aprile 2017. Per sistema si deve intendere il processo realizzato dal conservatore. Ciò significa che un contribuente, che attiva oggi la conservazione elettronica dei propri documenti, può effettuarla avvalendosi di un sistema realizzato con le vecchie regole, magari richiedendo un impegno in sede contrattuale al conservatore di adeguarsi entro il termine prescritto. Diversamente, un sistema di conservazione realizzato oggi deve da subito rispettare le nuove regole tecniche.
