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Archivi informatici, regole fuori tempo

di Alessandro Mastromatteo e Benedetto Santacroce

Quasi a tempo scaduto arrivano i chiarimenti ministeriali per l'invio dell'impronta degli archivi informatici: con la circolare n. 5 di ieri, 29 febbraio 2012, l'agenzia delle Entrate ha infatti sciolto i dubbi degli operatori chiamati tuttavia entro oggi, 1 marzo, a trasmettere le comunicazioni relative alle annualità 2010 e pregresse. Per i contribuenti con periodo di imposta coincidente con l'anno solare il termine ordinario per la trasmissione era quello del 31 gennaio scorso, e cioè il quarto mese successivo alla scadenza dei termini per la presentazione delle dichiarazioni relative alle imposte sui redditi.
Tenendo conto delle esigenze degli operatori era stata tuttavia disposta la proroga di trenta giorni che scade proprio oggi. Il corposo documento di prassi risponde a numerosi quesiti in materia non limitandosi a chiarire modalità di generazione dell'impronta, soggetti tenuti e correlate tempistiche ma approfondendo anche questioni più ampie in tema di conservazione sostitutiva quali quelle relative all'imposta di bollo, alla conservazione all'estero di documenti digitali e all'operatività dell'articolo 2215-bis del Codice civile in tema di tenuta informatica delle scritture contabili.
Per ogni periodo di imposta, dovrebbe essere conservato un unico archivio dei documenti fiscalmente rilevanti e generata un'unica impronta oggetto di comunicazione all'agenzia delle Entrate. In presenza di più archivi, comunque, il contribuente può scegliere se effettuare tante comunicazioni ovvero una unica dell'impronta complessiva. In questo secondo caso, gli archivi già oggetto di conservazione sostitutiva possono essere zippati creando un unico file, sul quale deve essere apposta la firma e la marca temporale.
Per quel che riguarda il l'impronta del Libro unico del lavoro essa non va trasmessa all'agenzia delle Entrate. Anche se si tratta di un documento rilevante ai fini fiscali, il decreto 9 luglio 2008 del ministero del Lavoro, della Salute e delle Politiche sociali che lo disciplina, non prevede la trasmissione dell'impronta.
Il campo periodo d'imposta, quando non coincidente con l'anno solare, deve essere valorizzato con riguardo al modello Unico presentato dal contribuente. Così, la dichiarazione dei redditi per il periodo di imposta 1° aprile 2009-31 marzo 2010, è quella del modello Unico 2010 (periodo d'imposta 2009), il relativo campo andrà valorizzato con il 2009.
La comunicazione dell'impronta può essere effettuata direttamente dal soggetto interessato, dal responsabile delle conservazione oppure dal soggetto eventualmente delegato, sia attraverso il canale telematico Entratel che internet (Fisconline). Nel tracciato della comunicazione, va di conseguenza indicato il codice fiscale del soggetto che si assume l'obbligo della trasmissione telematica della comunicazione o che conferisce l'incarico ad un intermediario. Se il responsabile della conservazione non è una persona fisica, può essere designata una persona fisica come gestore incaricato della comunicazione. In presenza di più responsabili della conservazione, e di conseguenza di più archivi, dovranno essere comunicate impronte distinte.
Non è infine obbligatoria la trasmissione dell'impronta relativa a periodi di imposta per i quali l'attività di accertamento fiscale è prescritta salvo in presenza di particolari situazioni quali contenziosi pendenti o proroghe normativamente previste. L'Agenzia delle Entrate sembra non avere considerato la possibile riapertura dei termini di accertamento per periodi di imposta già prescritti in presenza di reato.

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