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App, sito o gestionale per la e-fattura

Nella scelta della soluzione più adatta a gestire la fattura elettronica, professionisti e imprese non devono solo farsi guidare dalla necessità di arrivare preparati al 1° gennaio 2019, ma devono anche pensare alla fruibilità di ulteriori servizi integrati che oggi non sono in grado di implementare, ma che domani (tra il 2019 e il 2020) costituiranno il vero vantaggio della rivoluzione organizzativa.
In quest’ottica, il mercato oggi offre essenzialmente tre proposte:
una soluzione semplificata, che si realizza con un servizio fruibile tramite un’applicazione web;
una soluzione integrata, che si basa sulla condivisione di piattaforme che girano intorno a specifici gestionali;
una soluzione personalizzata, che utilizza provider esterni alle imprese i quali – sfruttando gli output della contabilità meccanizzata – gestiscono il dato e trasmettono o ricevono le fatture elettroniche.
Soluzioni che comunque devono rispettare (sia dal lato pubblico che privato) i principi richiamati in modo perentorio dal Garante della privacy nel provvedimento del 15 novembre scorso nei confronti delle Entrate.
Servizi web utilizzati tramite App
Le associazioni di categoria, le camere di commercio e l’agenzia delle Entrate hanno messo a disposizione delle app o dei servizi web per piccoli operatori che trattano un numero limitato di fatture e che sono soliti redigere le fatture utilizzando sistemi di videoscrittura ovvero modelli di carta prestampata.
L’Agenzia per tali contribuenti mette a disposizione gratuitamente per predisporre la fattura elettronica:
una procedura web utilizzabile accedendo al portale “Fatture e corrispettivi” della stessa Agenzia;
un’app per tablet e smartphone, denominata FatturAE scaricabile dagli store dei cellulari su sistemi Android e Apple;
un software scaricabile su Pc.
Mentre i primi due si utilizzano solo se si è connessi in rete, il terzo può essere fruito anche senza un collegamento in rete.
Il servizio ha una procedura guidata per la creazione del documento fattura e la generazione dello stesso in formato Xml e Pdf. Anche la trasmissione al sistema di interscambio (Sdi) può avvenire utilizzando la app FatturAE. Chiusa la trasmissione l’operatore riceve un messaggio di consegna del file e può conservare la fattura presso l’Agenzia sottoscrivendo un contratto di servizi.
Servizi integrati
I principali gestionali in commercio offrono alle imprese più strutturate e ai professionisti – per sé e per i propri clienti – delle piattaforme condivise che consentono l’acquisizione del dato direttamente dal gestionale, la creazione del formato Xml e, cosa più importante, un colloquio diretto e sicuro con il Sistema di interscambio delle Entrate.
Queste piattaforme sono aperte e di solito danno la possibilità di fruire nel tempo di ulteriori servizi collegati a quello di creazione e gestione della fattura elettronica. Sono soluzioni utili per gli studi professionali e le associazioni di categoria che gestiscono la contabilità dei clienti, perché permettono di creare veri e propri hub intorno ai quali gestire in modo integrato altri servizi. Oltre alla gestione delle fatture si occupano della trasmissione del file e della gestione degli esiti. Molti di queste piattaforme o direttamente o indirettamente offrono anche un servizio di conservazione.
Soluzione personalizzata
Le grandi imprese o i gruppi più strutturati, basati su propri sistemi globali e autonomi, gestiscono la fattura elettronica attraverso dei provider dedicati che mettono a punto un servizio su misura del cliente.
In queste situazioni il provider qualificato si collega direttamente ai sistemi del cliente e sfruttando la struttura operativa e gestionale del cliente riceve un flusso di dati che converte in Xml e li trasmette al Sdi. La soluzione provvede a gestire e conservare gli esiti che lo Sdi di volta in volta invia al fornitore e al cliente. Gestisce un articolato meccanismo di allarmi e conserva a norma i documenti.
Come affrontare la scelta
La scelta che deve essere fatta tenendo conto della struttura dell’operatore economico, del volume delle fatture trattate e dell’attitudine tecnologica di ciascun soggetto. Con una visione al 1° gennaio 2019 è utile e necessario cercare soluzioni fattibili nel breve termine che consentano una certa flessibilità.
Nel contempo, però, vanno verificati anche tutti i servizi ulteriori che possono essere abbinati alla mera fatturazione (da quelli fiscali, come le dichiarazioni reddituali, a quelli economico-gestionali, come il controllo di gestione o il la possibilità di agire come centrali d’acquisto da parte delle associazioni di categoria).

Alessandro Mastromatteo
Benedetto Santacroce

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