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Anche negli studi è l’ora della «spending review»

La spending review arriva negli studi professionali messi in difficoltà dagli effetti della crisi. La maggioranza dei professionisti è infatti colpita dalla flessione dei ricavi. A fotografare la situazione sono i dati diffusi nei giorni scorsi dall’Adepp, l’Associazione degli enti previdenziali privati, secondo cui i redditi dei professioni, dal 2008 al 2011, sono calati del 20% (si veda la scheda a fianco). Le ragioni? Non c’è solo il calo dei mandati, ma anche la maggiore difficoltà nell’acquisire nuovi clienti e gestire i rapporti con quelli esistenti; inoltre, incidono il deprezzamento del lavoro e l’aumento della sofferenza per il credito inevaso. L’impennata dei costi fiscali e di gestione ha eroso i margini, che già si erano contratti negli ultimi anni, in particolare per i professionisti meno consolidati sul mercato.
Lo scenario lascia intuire che il risveglio dalla crisi non sarà un ritorno al passato, ma l’approdo a un mondo completamente cambiato. È dunque necessario intervenire e occorre farlo rapidamente: la tempestività nelle scelte è la chiave per renderle vincenti.
Il budget previsionale che gli studi dovrebbero redigere ogni anno è lo strumento più efficace per segnalare scostamenti tra realtà e previsioni e consente di azionare segnali di allarme per i futuri cali di liquidità e di redditività. La strategia non potrà essere la stessa per grandi e piccoli studi, ma cruciale per tutti sono la revisione delle spese e l’individuazione delle inefficienze.
Gli interventi
La revisione consentirà di ridurre i consumi, ottimizzare viaggi e trasferimenti, rinegoziare i contratti di fornitura, condividere i servizi con i colleghi, fino a tagliare i servizi e le collaborazioni non essenziali. Nei casi più estremi si potrà arrivare a eliminare il costo dell’affitto dell’ufficio, o a scegliere di mettere a reddito i locali di proprietà cercando soluzioni come il subaffitto e il co-working.
Se l’attività e il tipo di clientela lo consentono, sarà possibile trasformarsi in tele-lavoratori, utilizzare semplici recapiti e noleggiare sale riunioni presso altri studi in caso di incontri strettamente necessari.
Anche le collaborazioni potranno essere gestite a distanza, in modo da concentrarsi sulle attività necessarie ed eliminare i tempi morti e i costi fissi.
L’uso massiccio di informatica e smaterializzazione documentale aiuta la gestione del lavoro a distanza. Esistono servizi di segreteria virtuale, fax via internet e con la posta elettronica certificata è possibile eliminare numerose notifiche e raccomandate. Un buon gestionale aiuta nella contabilità e, se opportunamente agganciato al proprio sito, può costituire una valida piattaforma di comunicazione e scambio di documenti con il cliente, i colleghi e i domiciliatari.
Più tempo a disposizione
Il tempo svuotato dagli impegni per il minor lavoro, e quindi non più impiegato in attività fatturabili, deve essere utilizzato al meglio. I professionisti potranno dedicarsi a rivedere il contenuto del proprio sito per aggiornarlo (o realizzarne uno), chiamare clienti dormienti e contatti diventati freddi per rinverdire relazioni che potrebbero dare frutti, predisporre materiale di comunicazione per potenziali nuovi clienti e mercati selezionando argomenti nuovi da segnalare a gruppi di interesse (come le associazioni), o da condividere, anche attraverso i social network, con entità accomunate da bisogni di servizi (per esempio, i consumatori, gli ammalati, gli automobilisti, le donne maltrattate, i padri separati).
La scelta dei temi e dei destinatari di queste azioni mirate sarà tanto più efficace quanto riuscirà a mettere in luce le competenze in ambiti non troppo sfruttati e a settori, come il recupero del credito, non particolarmente interessanti, ma senz’altro di grande appeal in questo momento. La comunicazione (vale a dire: faccio sapere a molti chi sono e cosa so fare) resta l’unico volano di un potenziale “passaparola” foriero di nuova clientela.
I crediti da recuperare
Un problema serio resta la gestione dei crediti insoluti: per decidere come muoversi, occorre valutare le ragioni della morosità del cliente. Se questi non paga e non potrà mai pagare, meglio sospendere l’attività, quantomeno per recuperare tempo da impiegare in altro modo. Se invece il cliente non è al momento in condizioni di pagare, ma in futuro lo farà, si possono proporre rateazioni e dilazioni. Infine, se può pagare ma non lo fa, occorre individuare la migliore strategia per il recupero, evitando i percorsi lunghi e dispendiosi e concentrandosi sul migliore obiettivo immediato, anche grazie a transazioni che previlegino la soluzione dell’ormai inutile rapporto.

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