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Adeguata verifica con paletti

L’adeguata verifica non è necessaria nelle costituzioni di fondi patrimoniali e negli atti mortis causa. Nelle associazioni non riconosciute il titolare effettivo potrebbe coincidere con il legale rappresentante. La conservazione di dati e documenti può essere sia cartacea che informatica. Sono alcune delle indicazioni che emergono dal documento emanato il 16 ottobre dal Consiglio nazionale del notariato (Cnn), recante Regole tecniche in materia di antiriciclaggio.

Le esclusioni dall’adeguata verifica. In ossequio al principio di proporzionalità delle misure da adottare e del rispetto del «risk based approach», per quanto attiene all’attività notarile, l’ambito di applicazione della normativa antiriciclaggio include tutta l’attività tipica con la sola eccezione degli atti (negoziali e non) di natura non patrimoniale. Si può quindi ritenere, come confermato dalla Regola tecnica n. 1, che non rientrino tra le operazioni di cui all’art. 3, co. 4, lett. c) del dlgs 231/07 novellato, tutti i meri atti giuridici e i negozi di natura non patrimoniale, di norma gli atti compiuti su delega dell’autorità giudiziaria (almeno quelli privi di effetti patrimoniali), le certificazioni in genere, gli atti mortis causa. A riguardo, inoltre, precisa il Cnn, che per le procure e i mandati è da ritenere che esse diano luogo al sorgere degli obblighi di adeguata verifica se generali, ovvero se contengono un’espressa autorizzazione a contrarre con se stessi, se sono irrevocabili o a termine, ovvero se sono conferite per il compimento di un atto giuridico avente ad oggetto mezzi di pagamento, beni o utilità di valore pari o superiore a 15.000 euro o di valore non determinato o determinabile.

La valutazione del rischio di riciclaggio. Il Notariato, pur precisando che il professionista potrà applicare misure semplificate di adeguata verifica della clientela nelle ipotesi in cui, alla stregua di un processo valutativo ricostruibile e dimostrabile, emerga in concreto un basso rischio di riciclaggio e di finanziamento del terrorismo, non spiega come va calcolato in concreto il rischio, ma semplicemente che lo stesso va commisurato sulla base degli indici di cui all’art. 23, co. 1 e 2, del dlgs 90/2017.

A riguardo, quali indici di basso rischio relativi a tipologie di clienti, possono individuarsi, a titolo esemplificativo:

1) società ammesse alla quotazione e sottoposte ad obblighi di comunicazione che assicurino un’adeguata trasparenza della titolarità effettiva;

2) pubbliche amministrazioni o istituzioni o organismi che svolgono funzioni pubbliche;

3) clienti che sono residenti in aree geografiche a basso rischio, ai sensi della lett. c) dell’art. 23.

Inoltre, precisa la regola n. 3, che anche i soggetti sottoposti a vigilanza ai sensi dei dlgs 385/93, 58/98 e 209/2005 si considerano a basso rischio di riciclaggio.

Pertanto, in sintesi, è possibile, qualora ricorrano in concreto i presupposti, applicare misure semplificate di adeguata verifica della clientela ossia:

– sarà sufficiente identificare cliente e titolare effettivo (eventuale);

– per i soggetti non fisici iscritti in un registro pubblico si possono trarre le informazioni necessarie dalla consultazione del registro, confermate dal cliente;

– si procederà a raccogliere una dichiarazione scritta del cliente in ordine alla sua qualifica di non Pep e, nel caso di cliente non personificato, anche in ordine alla corrispondenza delle risultanze del registro pubblico con l’effettività;

– non occorre acquisire informazioni ulteriori sullo scopo e sulla natura della prestazione: è sufficiente la richiesta di stipula;

– non occorre né verificare la consistenza patrimoniale del cliente né l’origine dei fondi.

Il titolare effettivo. Ai fini dell’identificazione del titolare effettivo, la regola n. 5 precisa che per le imprese dotate di personalità giuridica, tenute all’iscrizione nel registro delle imprese, il riscontro dei dati acquisiti in sede di identificazione può avvenire anche attraverso l’accesso alla sezione del registro delle imprese, ad hoc istituita, ai sensi dell’art. 21, dlgs 231/07. Fermo restando che ai sensi dell’art. 19 del medesimo decreto, non si è tenuti all’acquisizione del documento di identità del titolare effettivo, qualora il titolare effettivo sia individuato attraverso la consultazione di pubblici registri.

Nelle società di persone e consorzi e negli enti privati non riconosciuti, può assumere rilievo, ai fini dell’individuazione del titolare effettivo, la figura della persona fisica che agisce, quale tramite di essi, in qualità di legale rappresentante. L’obbligo di identificazione del titolare effettivo può ritenersi assolto attraverso l’acquisizione delle informazioni fornite dal cliente (direttamente o tramite conferma, ove già acquisite o in possesso del notaio nel contesto del rapporto con il cliente); laddove sussistano dubbi, incertezze o incongruenze il notaio provvederà a riscontrare la veridicità dei dati forniti.

Tempistiche e conservazione. In caso di prestazioni professionali non occasionali, il notaio provvederà ad aggiornare i documenti di identità in base al rischio: ogni due anni se a basso rischio, ogni anno se a rischio ordinario, con frequenza inferiore e comunque calibrata al rischio, per le ipotesi di elevato rischio di riciclaggio e di finanziamento del terrorismo. Riguardo il termine per l’A.V. si precisa che l’incarico per la stipula non sempre viene conferito da tutte le parti dell’atto, congiuntamente e nello stesso momento, al notaio, che pertanto potrà effettuare gli adempimenti anche in momenti diversi, purché si concludano alla stipula, ed è comunque considerata tempestiva l’acquisizione dei dati e delle informazioni relativi all’adeguata verifica del cliente conclusa entro 30 giorni dall’instaurazione del rapporto continuativo o dal conferimento dell’incarico. La conservazione, può essere sia cartacea che informatica. Il fascicolo cartaceo del cliente può rimandare ad alcuni documenti conservati elettronicamente come, a titolo esemplificativo, visure tratte dai pubblici registri conservate in formato statico e non modificabile così come fornite dal registro pubblico consultato, nel sistema informatico dello studio.

Luciano De Angelis e Christina Feriozzi

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