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L’archivio unico va in soffitta

Nuovi obblighi di conservazione a carico dei soggetti destinatari i quali dovranno serbare dati, documenti e informazioni acquisite in sede di adeguata verifica, a disposizione delle autorità. La copia dei documenti dovrà essere conservata in formato cartaceo o elettronico purché non modificabile. Titolare effettivo individuabile in ultima istanza nella persona dell’amministratore. È quanto emerge dalla riscrittura del dlgs 231/07 apportata dalla bozza di dlgs di recepimento della direttiva (Ue) 2015/849 in consultazione pubblica, sul sito del Mef, fino al prossimo 20/12 (si veda ItaliaOggi di ieri).

I nuovi obblighi di conservazione

Da una prima lettura degli artt. 31 e 32 del testo in commento sembrerebbe emergere l’avvenuta abrogazione «nominale» dell’archivio unico come descritto negli attuali artt. 37-39 del dlgs 231/07, posto che questo non viene più espressamente menzionato. Dall’esame delle nuove prescrizioni, tuttavia, si potrebbe desumere che, di fatto, la tenuta dell’archivio, fino ad oggi adottata potrebbe ancora assolvere alle modalità previste nel decreto di recepimento della direttiva. Difatti, le nuove regole richiedono: la conservazione dei documenti, dati e informazioni utili all’espletamento delle indagini su operazioni di riciclaggio e della copia, in formato cartaceo o elettronico, purché non modificabile, dei documenti acquisiti in occasione dell’adeguata verifica della clientela e dell’originale, o copia avente efficacia probatoria, delle scritture e registrazioni inerenti le operazioni. Le modalità di conservazione adottate devono prevenire qualsiasi perdita dei dati e delle informazioni ed essere idonee a garantire la ricostruzione dell’operatività o attività del cliente nonché l’indicazione esplicita dei soggetti legittimati ad alimentare il sistema di conservazione e accedere ai dati e alle informazioni ivi conservati. A riguardo, una perplessità deriva comunque dalla possibilità di conservare la copia dei documenti in modo non modificabile poiché se nell’ambito del formato elettronico lo scopo potrebbe essere facilmente raggiunto adottando i metodi di conservazione sostitutiva (con apposizione di firma digitale e marca temporale), il dubbio resta per il formato cartaceo.

L’estensione dell’adeguata verifica

Fra le novità vi è l’estensione esplicita dell’adeguata verifica del cliente anche al titolare effettivo nei confronti del quale deve essere effettuata identificazione e verifica dell’identità con l’adozione di misure proporzionate al rischio e la ricostruzione con ragionevole attendibilità dell’assetto proprietario e di controllo del cliente. Il soggetto obbligato deve, infatti, realizzare la proporzionalità delle misure di adeguata verifica all’entità dei rischi di riciclaggio e finanziamento del terrorismo. Tale graduazione deve essere adeguata al rischio rilevato e di ciò deve essere possibile fornire dimostrazione alle autorità competenti e ai nuovi organismi di autoregolamentazione.

Il nuovo decreto, poi, puntualizza i criteri per la determinazione della titolarità effettiva dei clienti diversi dalle persone fisiche che deve essere rinvenuta in ultima istanza nella persona (e) fisica (che) cui è attribuibile la proprietà diretta o indiretta dell’ente o il relativo controllo. Qualora, poi non siano rinvenibili partecipazioni o controlli superiori al 25% del capitale e non si riesca a individuare univocamente uno o più titolari effettivi, questo viene fatto coincidere con la persona (e) fisica (che) titolare di poteri di amministrazione o direzione della società.

I nuovi soggetti coinvolti

Qualche incertezza, deriva, poi dall’inclusione, operata dal nuovo art. 3, fra i soggetti obbligati agli adempimenti, dei professionisti incaricati di svolgere il ruolo di curatore fallimentare e di commissario giudiziale, fino ad oggi ritenuti esclusi poiché nell’espletamento di funzioni in qualità di organo ausiliario del giudice. Dall’espressione impiegata dalla norma: con riferimento al fallito e alle parti in causa, tuttavia, sembrerebbe sia richiesto l’espletamento dell’adeguata verifica nei confronti di detti soggetti. Un’ultima perplessità scaturisce, infine, dalla mancata riproposizione dell’esonero dagli obblighi per i componenti degli organi di controllo lasciando ipotizzare che la norma possa applicarsi anche nei confronti dei collegi sindacali privi della funzione di revisione legale dei soggetti non destinatari della normativa antiriciclaggio.

Luciano De Angelis e Christina Ferriozzi

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