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Giudice di pace hi-tech

progettazione del punto informativo ormai conclusa allo studio di fattibilità per l’accorpamento delle cancellerie civili dell’ufficio del giudice di pace milanese, progetto in corso da concludersi entro dicembre 2016. Novità di efficentamento giustizia presso l’Ufficio milanese interessato dal progetto Giustiziainrete nato nel contesto del piano nazionale «Diffusione delle Best practices negli uffici giudiziari italiani», seconda programmazione 2007-2013.

Si tratta del piano nazionale frutto di un accordo tra il Ministero della giustizia, il Dipartimento per la funzione pubblica, il Ministero del lavoro e le Regioni italiane per la riorganizzazione dei processi lavorativi e l’ottimizzazione degli uffici gudiziari gestito dalle regioni con l’utilizzo di risorse del Fondo sociale europeo. Progetto radicato in Lombardia nel 2010 con ben 12 uffici giudiziari e da maggio 2015 ramificato fino a ricomprendere gli uffici del gdp milanese, l’ufficio omologo a Monza e l’ufficio di sorveglianza di Pavia. Al momento, la priorità ultima per gli uffici milanesi del giudice di pace è quella di accorpare le cancellerie per ridurne il personale nei processi di presa in carico ed erogazione dei servizi. Lo studio di fattibilità è appena inziato: dentro analisi di benchmark e comparazione di scenari di riorganizzazione per valutare la fattibilità di diverse soluzioni di accorpamento delle cancellerie civili. Si tratta di reingegnerizzare procedure di lavoro di back office tra cancellieri e uffici analizzando e ridefinendo i carichi di lavoro del personale amministrativo. Ne uscirà un documento che ipotizza sei possibili scenari di riorganizzazione, tenendo conto della futura riduzione del numero dei giudici e della conseguente rimodulazione del carico di lavoro per i singoli uffici. Tanti sono stati, invece, i risultati portati a casa l’anno scorso dall’ufficio con 50 comuni di competenza: la progettazione del punto informativo,la revisione della comunicazione all’interno dell’ufficio, la riorganizzazione della cancelleria decreti ingiuntivi e a concludere, la presentazione della carta dei servizi e del bilancio sociale. Si è cominciato creando un primo filtro per l’utenza, il punto informativo, in grado di distribuire modulistica e dare le prime informazioni di base all’utenza smaltendo così l’afflusso massiccio alle cancellerie più libere per dedicarsi alle attività di back office e rivista la cartellonistica generale per meglio indirizzare l’utenza nel palazzo. Accanto a questi risultati, un’analisi dei processi di lavoro per verificare carichi di lavoro e movimentazione fascicoli, dei flussi di utenza presso ciascun ufficio componente la Sezione decreti ingiuntivi e delle attività svolte dalle risorse impiegate, ha permesso di riorganizzarne il lavoro. Per poi smaltire un arretrato di circa 3.600 fascicoli definiti con provvedimento di archiviazione ancora da registrare presso l’ufficio gip, l’ufficio ha attivato una task-force dedicata e velocizzato tutto il processo di assegnazione del fascicolo attraverso un formato di etichetta precompilato con il nome del giudice assegnatario e la firma/timbro scannerizzati del referente di sezione. Riviste anche le prassi operative necessarie per l’invio delle notifiche telematiche e valutata l’opportunità di ulteriori soluzioni telematiche come scansioni e richiesta copie online. Tra gli interventi, c’è anche la stipula di un protocollo di intesa per l’invio delle sentenze penali, circa 1.400 l’anno, dei decreti di liquidazione e degli atti di impugnazione al visto della Procura tramite Pec. Un passo importante ha poi riguardato la verbalizazione informatica delle udienze penali con la dotazione delle aule di udienza di computer con doppio monitor per la verbalizzazione delle udienze penali, migliorando la qualità del lavoro dei cancellieri e dei verbali stessi, spesso contrassegnati da errori e scarsa leggibilità della scrittura. Una bozza di protocollo di intesa ha invece riguardato l’invio tramite pec di sentenze civili e decreti ingiuntivi all’agenzia delle entrate. Fanno il resto linee di intervento ormai comuni a tutti i progetti come il potenziamento e l’aggiornamento del sito, la carta dei servizi e la redazione del bilancio sociale.

Marzia Paolucci

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