Protocollo milanese in tema di udienze in epoca Covid

Ancora un importante protocollo d’intesa tra Avvocati e Uffici giudiziari è stato siglato in esecuzione della raccomandazione adottata da CSM con la delibera del 26 marzo scorso, intitolata “Linee guida agli Uffici Giudiziari in ordine all’emergenza COVID 19”, frutto di una pregevole “interlocuzione con la DGSIA (Direzione Generale dei Servizi Informativi Automatizzati) ed il CNF (Consiglio Nazionale Forense)”.

Come ricorderanno i nostri lettori, il CSM in quella sede aveva raccomandato, tra l’altro, per le udienze da svolgersi mediante collegamenti da remoto o con modalità di trattazione scritta a distanza, di promuovere la stipula di protocolli con i Consigli dell’ordine degli avvocati locali, sì da individuare modalità condivise di partecipazione da remoto di tutti i soggetti del processo, ovvero modalità condivise della gestione dell’udienza a cd. trattazione scritta.

Ora anche una sede giudiziaria rilevante come Milano ha definito una serie di protocolli per la trattazione delle udienze in epoca Covid: ci soffermiamo in particolare su quello relativo alle udienze civili sottoscritto il 4 maggio scorso.

Premessa significativa è quella per cui “appare opportuno procedere a una condivisa prefigurazione delle attività processuali attinenti al settore civile, al fine di garantire, nell’ambito di questo periodo emergenziale, un’ordinata ripresa dell’esercizio ordinario della giurisdizione, con modalità che tengano conto dei perduranti limiti imposti dalle misure di contenimento della diffusione della virosi da Covid-19”.

Per quanto riguarda le udienze mediante collegamento da remoto, si stabilisce che il giudice emetterà un provvedimento da far comunicare alle parti con un congruo preavviso, preferibilmente e laddove possibile, di almeno sette giorni, con l’indicazione dell’ora, modalità e link di collegamento alla piattaforma informatica per la video conferenza. Le udienze, congruamente distanziate per evitare lunghi tempi di attesa delle parti, potranno tenersi anche nel pomeriggio.

È chiaro che non si tratta di termine perentorio e in questo periodo di funzionamento ridotto delle cancellerie l’avviso potrebbe giungere anche in un termine più ristretto. Tuttavia, l’indicazione che deve trattarsi di un termine “congruo” potrà eventualmente abilitare la richiesta di un rinvio qualora il preavviso fosse troppo ristretto.

Tanto più che viene concordato che, fino al 30 giugno, entro tre giorni prima dell’udienza i difensori delle parti dovranno inviare una mail all’indirizzo “giustizia” del giudice indicando la propria PEC, unitamente a un indirizzo di posta elettronica ordinaria e a un numero di telefono al quale si possa essere prontamente contattati durante lo svolgimento dell’udienza in caso di malfunzionamento dell’applicativo. Con la stessa mail vanno indicati i nominativi e i recapiti mail e telefonici di eventuali sostituti d’udienza.

Dopo il 30 giugno, data in cui si presume la ripresa ordinaria del lavoro delle cancellerie, tale comunicazione avverrà mediante deposito nel fascicolo telematico di apposita dichiarazione.

E’ chiaro che tali termini potranno essere rispettati e l’udienza potrà svolgersi con modalità che tutelino il contraddittorio solo in caso di preavviso adeguato del provvedimento di fissazione dell’udienza, come ipotizzato nel protocollo in almeno sette giorni.

Viene poi concordata una modalità standard di svolgimento dell’udienza telematica, piuttosto dettagliata, per la quale rimandiamo alla lettura del protocollo qui allegato. Segnaliamo soltanto qualche aspetto più rilevante: durante tutto lo svolgimento dell’udienza il video dovrà essere sempre attivato, per rendere ragionevolmente possibile al giudice di dirigerne lo svolgimento, come se le parti comparissero di persona dinnanzi ad esso; sarà possibile esibire documenti utilizzando le apposite funzioni dell’applicativo di videoconferenza; potranno essere ammesse deduzioni scritte tramite l’uso di chat; in caso di scollegamento involontario e di suo mancato ripristino il giudice rinvierà a nuova udienza la tra trattazione; a fine udienza i difensori dichiareranno a verbale di aver effettivamente preso parte all’udienza; potrà essere sospeso il collegamento ad esito della discussione per riprenderlo ad orario concordato per la lettura del dispositivo della sentenza da assumere in udienza.

Per il caso di udienze mediante trattazione scritta nello storico del fascicolo dovrà essere indicato dalla cancelleria l’annotazione “trattazione scritta” dell’udienza.

Il protocollo prevede, quindi, sempre l’assegnazione di un congruo termine alle parti con provvedimento telematico per il deposito di note scritte, eventualmente anche con termini differenziati. Qualora le tempistiche lo consentano potrà essere mantenuta l’udienza già fissata o, diversamente, verrà fissata una nuova data di udienza.

Viene raccomandato il deposito di note da denominarsi “note di trattazione scritta” con istanze e conclusioni con redazione sintetica e chiara e possibilmente con rinvio alle deduzioni già svolte nelle precedenti difese. Se nessuna delle parti deposita note scritte o foglio di conclusioni all’udienza di PC il giudice provvede ai sensi dell’art. 309 c.p.c. per mancata comparizione delle parti.

Per le udienze di precisazione delle conclusioni si prevede che il preavviso sia di almeno dieci giorni, con invito alle parti a depositare le conclusioni scritte entro cinque giorni prima dell’udienza per consentire alla cancelleria di trasmetterle tempestivamente al giudice. Alla data prevista per l’udienza il giudice emetterà provvedimento di assegnazione per il deposito delle conclusionali e repliche.

Va infine segnalato che le disposizioni finali stabiliscono che in ogni caso di deposito di atti di parte essi vadano inviati anche via PEC alla controparte in pari data, il che introduce un onere non indifferente dovendosi aggiungere in agenda tale ulteriore incombente nella stessa giornata del deposito. Viene richiamato in proposito l’art. 88 c.p.c., vale a dire l’obbligo di lealtà del difensore, sanzionabile in sede disciplinare, il che forse appare un po’ eccessivo trattandosi di onere aggiuntivo rispetto a quanto previsto dal codice di rito vigente. Meglio sarebbe stata una simile indicazione sotto forma di mera raccomandazione.

In conclusione, va salutato con favore il fatto che anche un’importante sede giudiziaria come Milano abbia condiviso tra gli attori del processo un protocollo di intesa contenente linee guida per consentire una ripresa dell’attività giudiziaria la più possibile uniforme e ordinata, in linea con le indicazioni generali già assunte in sede istituzionale centrale con le bozze di protocollo predisposte a suo tempo in seguito all’apprezzabile interlocuzione tra C.S.M., DGSIA (Direzione Generale dei Servizi Informativi Automatizzati) ed CNF (Consiglio Nazionale Forense).

Trib. Milano, Protocollo per le udienze civili

Antonio Ferraguto – a.ferraguto@lascalaw.com

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