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E-fattura, e cambia l’azienda

«In queste settimane mi sembra di rivivere il clima del 2014, quando stava per entrare in vigore l’obbligo di fatturazione elettronica nei confronti della Pubblica amministrazione: sembrava dovesse cadere il mondo, invece siamo andati a regime tranquillamente e le cose funzionano molto bene». Porta subito la questione su un piano di praticità e di sano realismo Marta Gaia Castellan, responsabile della funzione archivistica della conservazione digitale di InfoCert, società di Tinexta Group che è Certification Authority per i servizi di digitalizzazione e dematerializzazione, gestore accreditato presso l’AgID per il rilascio di identità digitale di cittadini e imprese, ed è attiva da anni nei servizi di digitalizzazione degli obblighi delle imprese con specifici pacchetti di attività per la fatturazione elettronica B2B. «Anche perché, e questo è un dato di cui si fa poco menzione, non tutti stanno attendendo la data fatidica del 1° gennaio 2019: sono già 6 milioni le fatture elettroniche B2B registrate da 2017 e oggi», rivela Castellan. Anche senza considerare la fatturazione rivolta alla Pa, insomma, «è un sistema che sta già operando, e lo sta facendo abbastanza bene». Certo, con il via ufficiale lo scossone sarà notevole: «Sarà una rivoluzione che impatterà su 1,5 miliardi di fatture» e che chiamerà le imprese a rivedere parti importanti dei processi aziendali. Spiega Castellan: «Ci sono altre tipologie documentali che vengono impattate dal ciclo della fattura elettronica. Di conseguenza, si può pensare a dematerializzare documenti di trasporto, ordini, contratti, scadenzari.

Pensiamo a tutta la catena che va dalla scelta dal fornitore, a ordine, spedizione e consegna, fattura e pagamento: tutto il processo può essere dematerializzato, attraverso gli stessi strumenti con cui si gestisce la fattura elettronica. Per intenderci, la cassetta degli attrezzi è la stessa anche per altre tipologie di documenti». Un ragionamento che porta a un invito chiaro: «Non fermiamoci al mero adempimento normativo, guardiamo la fatturazione elettronica come un tassello all’interno di un processo più ampio, per trarne un’opportunità importante, anche avendo come obiettivo il controllo di gestione all’interno dell’azienda». Certo, questo brillante futuro richiede impegno. «Per le imprese, soprattutto le più piccole, non sarà facile: nessuno vi proporrà un software-bacchetta, dove basterà schiacciare un bottone per fare tutto. Come spesso accade con l’introduzione di nuove tecnologie, all’inizio ci si dovrà mettere con pazienza e imparare un nuovo sistema, ma, una volta a regime, davvero sono convinta che non se ne potrà fare a meno. Non si tratta di una mera questione tecnologica, una scelta di software, ma di una scelta organizzativa che va ragionata e accolta con alla consapevolezza. Partendo dal principio che non esiste una soluzione uguale e valida per tutti: ogni impresa ha le proprie esigenze e il proprio sistema di contabilità ed è partendo da questa analisi che ciascuno dovrà trovare la soluzione più adatta». Soluzione che dovrà avere tra i presupposti la sicurezza. «Quando l’azienda sceglie il fornitore a cui affidarsi», soprattutto nell’anno del Gdpr, dovrà accertarsi della sua affidabilità in termini di e-security, data protection e disaster recovery. Stiamo parlando di servizi fiduciari, quindi in primis è opportuno affidarsi ad aziende che assicurino i più alti livelli di qualità e sicurezza».

Mattia Schieppati

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